GetRemote Interview mit Me & Company

Me & Company ist eine Innovationsberatung mit Fokus auf New Work und Business Innovation. Die Düsseldorfer helfen Unternehmen, kundenzentrierter, anpassungsfähiger und leistungsfähiger zu werden, während sie zugleich die Verbundenheit im Team fördern. Zu den Kunden zählen u.a. bofrost, edding, Mercedes Benz, Parookaville, Pernod Ricard, Thyssenkrupp Bilstein, VR Smart Finanz, VW und Walbusch.

Sie ❤️ es, wenn Unternehmen durch den Faktor Mensch langfristig erfolgreich bleiben. Hierzu denken sie Unternehmen neu: Rethink Business. Empower People.

Steckbrief

• Unternehmen: Me & Company
• Mitarbeiterzahl: 15
• Modell: Remote first
• Interviewpartner: Nils Tißen, Company Designer

Wie genau sieht euer flexibles Arbeitsmodell aus?

Me & Company ist “remote first”. Das heißt, wir haben zwar ein Büro, gehen aber davon aus, dass unsere Teammitglieder bevorzugt von einem anderen Ort arbeiten.

Wenn jemand ins Büro kommen möchte, meldet sie oder er sich einfach über unseren internen Chat an und blockt damit einen der Schreibtische oder einen Raum. Im Büro selbst haben wir Desksharing und Teamboxen, in denen man persönliche Dinge aufbewahren kann.

Mit welchen Tools arbeitet ihr?

In unserem Alltag gibt es eine ganze Reihe digitaler Tools. Slack hat tatsächlich bei uns die E-Mail abgelöst. Wann immer wir uns austauschen, die Ad-hoc-Kommunikation läuft über das Messenger-System.

Dann nutzen wir Microsoft Teams für Videokonferenzen, Confluence für die Dokumentation und Mural. Letzteres ist ein virtuelles Whiteboard vergleichbar zu Miro, auf das wir nicht mehr verzichten können. Dank Mural konnten wir auch in der Pandemie unsere Beratung fortführen und unsere Agile Coach Ausbildung – ein wichtiges Produkt für Me & Company – zu einem interaktiven Online-Erlebnis weiterentwickeln.

Darüber hinaus nutzen wir noch eine ganze Reihe weiterer Tools:

• Asana und Notion für das Task- und Projekt-Management
• Avaza zur Zeiterfassung
• Zoom für Trainings ab 5 Personen

Je nach Aufgabenfeld kommen noch spezialisierte Tools wie Hubspot, Mailchimp, Shopify und ähnliches zum Einsatz. Damit unsere Werkzeuge ineinandergreifen, nutzen wir Zapier und automatisieren Prozesse. Krankheitsmeldungen, Urlaubsmanagement und einige Reports werden auf diese Weise durch die Systeme gestützt. Es braucht keine Person, die derart einfache Verwaltungsaufgaben übernimmt.

Warum hast du dich dafür entschieden, mit deinem Team ortsunabhängig zu arbeiten?

Anfangs waren wir noch komplett ans Büro gebunden. 2016 oder 2017 bat dann ein Kollege darum, die Regelung zu hinterfragen, weil er jeden Tag aus Dinslaken anreisen musste. Das hat ihn schon mal zwei Stunden am Tag gekostet. So sind wir zu Homeoffice gekommen, was aber nur recht wenig angenommen wurde.

Schon vor der Pandemie hatten wir Mandate in der agilen Beratung, bei denen wir regelmäßig mit dezentralen Teams zusammengearbeitet haben. Als uns 2020 die Pandemie ins Homeoffice geschickt hat, waren wir also schon geübt darin, mit Mural und Teams zu arbeiten. Nach wenigen Wochen hatten wir uns auf Remote Work eingestellt.

Als wir dann wieder verstärkt im Büro gearbeitet haben, kamen im Team Bedenken auf: Einige hatten Sorge, dass wir uns zu schnell mit Corona anstecken. So haben wir den Entschluss gefasst “Remote first” zu werden und über eine Anmeldung sichtbar zu machen, wer wann im Büro arbeiten wird. Dass wir uns auf diese Weise auch Teammitgliedern mit anderem Arbeitsort öffnen können, war ein positiver Nebeneffekt.

Arbeitet ihr (nur) ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig?

Das Thema Zeit wird bei uns teils durch unsere Kunden vorgegeben. Workshop, Coaching Session, Training – das passiert nach Planung. Auch die Zeit, in der man mit anderen innerhalb des Unternehmens zusammenarbeitet, wird meist als Termin geplant.

Die Zeiten darüber hinaus können im Team selbstorganisiert verteilt werden. Wir haben eine 40-Stunden-Woche. Wann das Team arbeitet, muss es selbst wissen.

Worauf sollten Unternehmen besonders achten, die Home Office und remote work gerade neu etablieren?

Ein mit uns eng verbundenes Unternehmen hat in seinen Statuten ein spannendes Prinzip aufgenommen: “Overcommunicate. Always.” Als wir ins Homeoffice gegangen sind, haben wir diesen Satz des Öfteren gesagt. Man muss transparenter sein, strukturierter und mehr kommunizieren.

Der Anspruch an Kommunikation steigt, denn schließlich bekommt man nicht mehr so viel von den Kolleg*innen mit. Hier hat uns die agile Haltung des Teams sehr geholfen.

Zudem war es für uns immer schwierig, in hybriden Konstellationen zu arbeiten. Wenn einige sich einen Raum teilen und wiederum andere per Kamera hinzugeschaltet sind, ergibt sich eine ungleiche Situation. Die Dynamik daraus kann bis zum Konflikt führen. Möchte die Gruppe zudem visuell mit Post-its arbeiten, müssen alle Teilnehmenden an einem eigenen Rechner sitzen. Eine etwas unbefriedigende Situation. Daher der Tipp: Keine halben Sachen machen.

Insgesamt hilft es, wenn ein Team sich selbst auf einige Prinzipien der Zusammenarbeit festlegt. Spielregeln oder eine Art Team-Manifest, das auf Basis der Erfahrungen regelmäßig aktualisiert wird. In diesem Handbuch kann man zugleich gemeinsame Termine, Arbeitsformate und Verantwortlichkeiten regeln.

Funktioniert erfolgreiches Führen auf räumliche Distanz anders als im Büro?

Da unsere Teams schon vor der Entscheidung zu “remote first” selbstorganisiert waren, hatte diese Veränderung keine großen Auswirkungen. Aber wir sehen es bei unseren Kunden:

Sind Führungskraft und Team nicht mehr räumlich verbunden, werden die Schwächen sichtbar. Und damit meine ich nicht unbedingt die Schwächen der Führungskraft, sondern eher die Schwächen bestimmter Führungsstile.

Die Distanz bedeutet Kontrollverlust. Führungskräfte können nicht wie gewohnt zwischen zwei Meetings – quasi im Vorbeilaufen – mit ihrem Team sprechen. Sie sehen nicht, ob eine Person am Platz sitzt und wirklich arbeitet. Sie merken nicht so schnell, ob es ein Missverständnis gegeben hat und jemand in eine falsche Richtung arbeitet. Da braucht es Vertrauen und vor allem wirklich gute Kommunikationsfähigkeiten.

Mit welchem Vorurteil werden ortsunabhängige Teams oft konfrontiert und wie würdest du es entkräften?

Das wohl größte Vorurteil ist wohl, dass Menschen im Homeoffice im Vergleich zum Büro nicht oder nicht so viel arbeiten. Diese Sorge lässt sich nicht entkräften. Und wenn jemand im Team diese Haltung über eine andere Person entwickelt, wird sie Beweise dafür finden.

Mit Worten lässt sich dieses Vorurteil nur selten entkräften. Was dagegen hilft, ist Transparenz. Ein transparentes Aufgabensystem, in dem man sehen kann, wer aktuell an welchem Job arbeitet. Ein tägliches Treffen, in dem man kurz über die aktuellen Themen spricht.

Bei uns sprechen wir einmal pro Woche, wie jedes Teammitglied mit seiner Zeit umgehen möchte. Kanban und Scrum bringen diese Transparenz mit.

Der entscheidende Punkt hier ist, dass es nicht um Kontrolle gehen sollte. Vielmehr steht eine gemeinsame Ausrichtung im Fokus, damit die Übergaben im Team gut klappen. Jede/r sollte wissen, wie der aktuelle Status ist, um die eigenen nächsten Schritte entsprechend ausrichten zu können.

Drei gute Gründe, warum mehr Unternehmen ihr Team ortsunabhängig(er) aufstellen sollten?

Orts- und zeitunabhängige Arbeit reduziert den Frust im Team. Ist jemand müde, möchte ein Kind oder Haustier Aufmerksamkeit, kommt ein/e Handwerker*in vorbei – kein Problem. Bei uns arbeitet ein Kollege regelmäßig aus Frankreich. Dieses Gefühl von Freiheit gibt Aufschwung.

Zudem ist es ressourcenschonend: Auf persönlicher Ebene wird weniger Zeit für die Anreise verschwendet und auf globaler Sicht schonen wir das Klima.

Es ist ökonomisch: Unternehmen, in denen 80-90 Prozent der Zeit ortsunabhängig gearbeitet werden, reduzieren die Auslastung der Büroflächen. Diese lassen sich somit gemütlicher und kollaborationsfreundlicher gestalten. Und das fördert nicht nur das Wohlbefinden, wenn man mal ins Büro kommt. Es fördert zudem die Qualität der Zusammenarbeit.

Welchen Tipp hast Du für Leute mit dem Wunsch nach einer ortsunabhängigen Festanstellung?

Geht nicht zu dogmatisch an die Sache. Nur weil die Möglichkeit besteht, von Zuhause zu arbeiten, kann es Situationen geben, in denen der Austausch in Person wichtig ist. Dafür sollte man offen bleiben. Die richtige Haltung sorgt für ein erfolgreiches Miteinander.

Bei der Wahl des Arbeitgebers sollte zudem “Remote Work” nur ein Faktor für die Entscheidung sein. Viel wichtiger ist, ob man sich in den Aufgaben, in der Kultur und im Team wiederfindet. Ein Probetag kann hierbei helfen, einen guten ersten Eindruck zu gewinnen.

Tatsächlich nutzen Kandidat*innen bei uns den Probetag vor allem, um auch mal im Büro vorbeizuschauen. Meist kommen dann extra für diesen Tag auch 3-4 Kolleg*innen aus dem Team dazu. Der persönliche Kontakt scheint bei einem ersten Kennenlernen doch als Vorteil gesehen zu werden.