Steckbrief
- Unternehmen: undpaul
- Mitarbeiterzahl: 10-12
- Modell: Full Remote
- Interviewpartner: Anja Schirwinski, Geschäftsführerin
1. Anja, wie genau sieht euer flexibles Arbeitsmodell aus?
Wir haben 2010 quasi schon remote gegründet – zwei der Mitgründer lebten schon nicht in Hannover, sondern einer bei Bremen, der andere bei Wolfsburg.
Wir haben ein festes Büro in Hannover, in dem zurzeit 5-6 Personen arbeiten. Alle anderen arbeiten alle in einzelnen Städten quer über Deutschland verteilt. Auch in Hannover kann man arbeiten, wo man möchte, aber bis auf seltene Ausnahmen kommen die meisten gern täglich ins Büro.
So eine Ausnahme kann sein, dass man zu Hause auf eine Lieferung oder einen Handwerker wartet, wenn man mit Schnupfen oder lahmen Fuß nicht ins Büro kann oder will, aber auch zu gesund ist zum nur Kranksein.
Vor ein paar Jahren hatten wir versucht, das Homeoffice in Hannover auch mit einer Regelung zu versehen. Das haben wir aber aufgegeben und einfach als immer und überall möglich definiert. Unsere Arbeitsprozesse machen das möglich.
2. Mit welchen Tools arbeitet ihr?
Wir arbeiten mit diversen Tools, die wichtigsten für Remote-Arbeit sind diese:
- Toggl (Timetracking)
- Redmine (als Projektmanagement-Tool)
- Slack als Chat-Tool (früher mit einem IRC-Chat)
- Nextcloud für unsere Dokumente
- Gitlab für unseren Code
- Jitsi für Videokonferenzen (früher Google Hangouts und appear.in)
- Google Suite für E-Mail
- Google Docs für Meeting-Notizen, die mit anderen geteilt werden müssen
- Ein Google Spreadsheet zur Ressourcenplanung
3. Warum hast du dich dafür entschieden, mit deinem Team ortsunabhängig zu arbeiten?
Wir sind auf ein Open Source CMS namens Drupal spezialisiert. Bei Drupal gibt es viel zu wissen und wenige Leute, die es gut beherrschen. So kamen wir schon in der Gründungsstruktur remote zusammen, weil man für den Austausch mit anderen Nutzern teilweise weit reisen muss.
Es war für uns also ganz selbstverständlich und schon vor Gründung jahrelang gewachsen, dass wir ortsunabhängig sind. Von Anfang an nutzen wir ein PM-Tool und ein Chat-Tool und dokumentieren alles schriftlich.
Wer gewohnt ist, ihrer Sitznachbarin alles zuzurufen, wird bei einer Umstellung auf Remote-Prozesse erstmal frustriert sein. Wer gewohnt ist, dass das meiste schriftlich dokumentiert zu haben und suchen zu können, wird bei Zuruf Kultur oder Kanban-Boards mit Post-its frustriert sein.
4. Arbeitet ihr (nur) ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig?
Im Prinzip auch zeitunabhängig. Wir haben keine Vorgaben gemacht, manche stehen lieber früh auf und andere lieber spät. So ist bei uns im Chat meist zwischen 6 und 18 Uhr was los. Wieder andere gestalten manche Tage so, dass sie zwischendurch mal weg sind und dann später weitermachen.
Mir ist doch egal, wann die Leute arbeiten, Hauptsache die Arbeit wird gemacht.
5. Welche Startschwierigkeiten hattest du mit der Einführung des flexiblen Arbeitsmodells? Was ist dein größtes Learning aus der Umstellungsphase?
Wir hatten keine Startschwierigkeiten, weil wir im Gründungsteam ohne Angestellte ungefähr ein Jahr nach Gründung so gearbeitet haben und auch vor der Gründung schon teilweise. Es waren also von Anfang an diese Prozesse vorhanden, sich in Chats auszutauschen und Aufgaben in Tickets festzuhalten.
Allerdings hatten wir viel Diskussion über die Zeiterfassung, sobald wir Leute angestellt haben. Es ist für uns in der Geschäftsführung wichtig, dass alle Aufwände erfasst sind. Dadurch können wir die bei Bedarf analysieren und ggf. Optimierungen einleiten. Bei Aufwänden für Kundenprojekte ist es natürlich auch essentiell, einerseits für die Abrechnungen und andererseits um Schätzungen und tatsächliche Aufwände miteinander vergleichen zu können und für künftige Schätzungen daraus zu lernen.
Nun ist uns aber bewusst geworden, dass zwischen Aufgaben immer mal Pausen entstehen, die irgendwie doch zur Arbeit gehören. Das können viele Kleinigkeiten sein, wie z. B. der Wechsel zwischen zwei Aufgaben, ein Gespräch mit einer Kollegin, aber auch der Gang zur Kaffeemaschine oder Toilette. Dass das Arbeitszeit ist, da waren wir uns sicher.
Aber wie man das dann auch erfasst, war die Frage. Wir haben uns dann entschieden, die komplette Arbeitszeit wirklich zu tracken, damit man als Mitarbeiter einen Überblick über Überstunden hat, die man dann selbstständig im Blick behält und abbummelt.
Wir erfassen also die Zeiten nicht, um Leute zu kontrollieren, sondern um unentdeckte Überstunden zu vermeiden.
Die Zeiten, die man nicht zu speziellen Aufgaben zuordnen kann, werden auf ein persönliches Ticket erfasst, das für solche allgemeine und nicht abrechenbare Aufwände angelegt wird.
6. Mit welchem Vorurteil werden ortsunabhängige Teams oft konfrontiert und wie würdest du es entkräften?
“Woher wisst ihr dann, dass eure Leute wirklich arbeiten?” – Vor allem ältere bzw. branchenfremde Leute stellen diese Frage. Für mich kam sie überraschend, da in meinem vorherigen Arbeitsleben nie Vorgesetzte den ganzen Tag neben mir standen, um meine Arbeitsmoral zu überprüfen.
Man weiß, dass die Leute arbeiten, weil die Ergebnisse kommen. Wir hatten auch schon Leute im Büro, die dann dort keine Ergebnisse geliefert haben. Das ist völlig normal und merkt man im Büro wie auch Remote daran, dass die Ergebnisse nicht stimmen.
7. Drei gute Gründe, warum mehr Unternehmen ihr Team ortsunabhängig(er) aufstellen sollten?
- Deutlich bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf (= glückliche Mitarbeiter)
- Zufriedene Mitarbeiter bleiben länger im Unternehmen (Das spart Kosten!)
- Kein Arbeitsausfall wegen Stau oder ausgefallener Bahnen, bei starkem Schneefall, Unwettern, Überschwemmungen, Großveranstaltungen etc.
8. Welchen Tip hast Du für Leute mit dem Wunsch nach einer ortsunabhängigen Festanstellung?
Bei Stellenanzeigen auf den Begriff Homeoffice achten, einige schreiben das direkt mit dazu. Ansonsten im Vorstellungsgespräch danach fragen. Bei kununu.com kann man nach Arbeitgebern pro Branche und/oder Region suchen, die diverse Benefits anbieten, u. a. ist Homeoffice eine Option.
International gibt es diverse Jobbörsen, die spezialisiert auf Remote-Arbeit sind. In Deutschland gibt es getremote 😉
Vielen Dank für das Interview!
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