Ortsunabhängige Teams
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Ortsunabhängig arbeiten bei … Vast Forward

Steckbrief

  • Unternehmen: Vast Forward Bildpunktmobilisierung GmbH – https://vast-forward.com/
  • Modell: Full Remote
  • Mitarbeiterzahl: 6 Projektmanagerinnen, 8 mit Maren und Matthias, die selbst auch aktiv eigene Projekte steuern
  • Interviewpartner: Maren/Matthias Wagner, CEO

1. Maren/Matthias, wie genau sieht euer flexibles Arbeitsmodell aus?

Unser Team besteht aus fest angestellten Projektmanagerinnen, die jede für sich frei entscheiden, von wo aus sie eigenverantwortlich Projekte und virtuelle Teams in vielfältigen digitalen Projekten leiten.

Unser Metier ist die Produktion digitaler Produkte, wie beispielsweise Bannerkampagnen, Apps, Websites oder Newsletter für unsere Agentur-Kunden.

Wir arbeiten mit einem Netzwerk aus bis zu 35 freischaffenden Entwicklern, Programmierern, Textern, Konzept Spezialisten und anderen Kreativen pro Jahr. Unser Netzwerk, aus dem wir die virtuellen Kundenteams zusammenstellen, setzt sich dabei aus mehr als 150 Spezialist*innen zusammen.

Alle Teams werden je Projekt und Anforderung flexibel aufgesetzt und durch die Projektmanager*innen gesteuert. Die Projektmanagerin übernimmt dabei alle relevanten Aufgaben, vom Briefing über die Qualitätskontrolle und die Kommunikation mit dem Kunden bis zum abschließenden Testing.

Unser Motto ist “Vertrauen statt Kontrolle“, gleichzeitig arbeiten wir natürlich auf Basis bestimmter Werte und gemeinsamer Qualitätsansprüche – und für alle Projektleiter*innen gibt es kaufmännische Vorgaben, z. B. für Umsatzgrößen und Ziel-Margen. Innerhalb dieser “Leitplanken” führt jede Mitarbeiterin ihre Projekte dann eigenverantwortlich und selbstbestimmt.

2. Mit welchen Tools arbeitet ihr?

Wir sind große Fans von “keep it simple” – sprich: Wir verzichten in der täglichen Projektarbeit und teaminternen Kommunikation auf komplizierte, spezielle Projektmanagement-Tools. Wir nutzen Skype, GoogleDocs, E-Mail und natürlich unsere Telefone. Uns ist wichtig, wann wir welches “Tool” nutzen, je nachdem ob synchrone oder asynchrone Kommunikation gerade die richtige Wahl ist zum Beispiel.

Dieses simple Tool-Set hat außerdem den Vorteil, dass es einfach zugänglich und mobil verfügbar ist und uns gleichzeitig ein hohes Maß an direkter Zusammenarbeit ermöglicht. Wir haben für das Projektmanagement außerdem eine allen permanent zugängliche Projektliste, die das transparente Herzstück unserer Arbeit bildet.

In regelmäßigen, derzeit drei-wöchentlichen Status-Calls bringen wir uns gegenseitig auf den aktuellen Stand einzelner Projekte und besprechen Organisatorisches. Daneben gibt es einen internen Projekt Chat im Skype, über den wir permanent verbunden sind und uns auch direkt austauschen, sobald jemand eine Frage oder Hinweise fürs Team hat – plus jeweils einzelne Chats mit Entwicklern, Projektspezifisch und untereinander.

Für den persönlichen Austausch, der uns sehr wichtig ist,  treffen wir uns mehrfach im Jahr zu Projektmanagement-Workshops und zusätzlich zu Frühlingsfesten, zu denen auch die Entwicklerteams  und manchmal sogar Freunde eingeladen sind. Im vergangenen Jahr haben wir so unseren 10-Jährigen Vast Forward Geburtstag und die Taufe der neuen VAST in Südfrankreich gefeiert.

Im Herbst, auf der Work Awesome Konferenz in Berlin, sind wir beispielsweise auch als komplettes Team da gewesen.

3. Warum habt ihr euch dafür entschieden, mit eurem Team ortsunabhängig zu arbeiten?

Vast Forward war seit der Gründung remote aufgestellt – am Anfang war das einfach die effizienteste Variante, schnell mit ganz verschiedenen Mitarbeitern virtuelle Teams für unsere Kunden “zu bauen”. Als das Projektmanagement-Team dann gewachsen ist, hat sich gezeigt, dass jede Mitarbeiterin jeweils ganz persönliche Gründe hat, weshalb “remotes Arbeiten” für sie genau die passende Arbeitsform ist.

Das können familiäre Gründe sein, wenn kleine Kinder da sind und beispielsweise auch alleinerziehend betreut werden müssen. Oder ein häufiger Wechsel der Homebase sogar über Ländergrenzen hinweg: Die Kosmopolitin in unserem Team pendelt regelmäßig zwischen Paris, Barcelona und Deutschland.

Matthias und mir ermöglicht unsere komplett remote Struktur, dass wir unseren Traum leben können, an Bord unserer VAST zu leben und zu arbeiten. Wir können es verbinden, durch Europa und bald über den Atlantik zu segeln und gleichzeitig erfolgreich unser Unternehmen zu führen.

Darüber hinaus war und ist Maren schon immer “Freigeist” und die geborene Unternehmerin: Seit ihrem Studienabschluss hat sie noch nie in einer Festanstellung gearbeitet.

4. Arbeitet ihr (nur) ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig?

Da wir ein Dienstleistungsunternehmen sind, richtet sich unser Arbeitstag vornehmlich nach den Arbeitszeiten unserer Agenturkunden – deren Anforderungen verbinden wir in den Projekten dann mit den Verfügbarkeits- und Lieferzeiten unserer in der Regel freien Entwickler. Neben dem eigentlichen Projektgeschäft übernimmt jedes Mitglied in unserem Team noch eigene Aufgaben in unserer Organisation, an denen zumeist zeitlich flexibel gearbeitet werden kann.

5. Welche Startschwierigkeiten hattet ihr mit der Einführung des flexiblen Arbeitsmodells? Was ist euer größtes Learning aus der Umstellungsphase?

Eine “echte” Umstellungsphase gab es bei uns gar nicht, da wir von Anfang an remote aufgestellt waren. Wir haben uns eher Gedanken gemacht, bevor wir aufs Boot umgezogen sind: Würden unsere Tools ausreichend sein? Würde es immer klappen mit der Internetverbindung? Im Alltag sind es die ganz einfachen Prinzipien und Werte, die das remote Arbeiten möglich machen: Selbst-Disziplin ist sicher ein wichtiges Stichwort.

Nicht nur, um sich im täglichen Arbeitsalltag komplett selbst zu organisieren, sondern auch, um diszipliniert im “Abschalten” zu sein. Grundsätzlich glauben wir außerdem, dass das Prinzip des Virtual Leadership nur mit einem hohen Maß an Vertrauen funktioniert – auf beiden Seiten. Für Micromanagement oder permanente Kontrolle ist in einer remoten Struktur eben wenig bis gar kein Raum.

Dafür rückt die zeitnahe und enge Kommunikation noch mehr in den Mittelpunkt: Wir sind täglich in ständigem Austausch, zum einen natürlich zur konkreten Projektarbeit, bei technischen Fragen oder aber wenn Support oder ein “Sparringspartner” für komplexere Aufgaben gebraucht wird. Und da wir ein recht kleines Team sind, geht es natürlich auch um private Themen.

Gerade in unserem speziellen Fall ist es sicher eine Herausforderung, längerfristig im Voraus Termine vor Ort zu planen.

Wenn wir unsere VAST verlassen, verbinden wir Besuche von Familie und Freunden mit Job- und Team-Meetings. Da wir unter der Woche meist fest vor Anker liegen, und nicht an einem Stück größere Strecken zurücklegen, müssen wir das in unserer Routenplanung entsprechend berücksichtigen und manchmal auch spontan und flexibel sein. Also eigentlich nicht so viel anders als in unserem Job und im Projektgeschäft selbst auch 🙂

6. Welchen Vorher-Nachher Effekt hat die Einführung des ortsunabhängigen Arbeitens bei euch?

s.o.: Wir sind von Anfang an remote aufgestellt.

7. Mit welchem Vorurteil werden ortsunabhängige Teams oft konfrontiert und wie würdet ihr es entkräften?

Vorurteile sind uns bisher eher selten begegnet – die meisten Kunden, die uns anfragen, wissen, dass sie effiziente und fachlich sehr gute Leistung einkaufen. Stattdessen hören wir bei unseren Kunden und Partnern eher ein “Wow wie toll, das möchte ich auch gern!”. Vielleicht kommt da mal noch ein “Ganz allein zu Hause, das könnte ich nicht”.

Unsere Antwort: Remote zu arbeiten bedeutet ja nicht, dass man permanent allein sein muss. Jede(r) kann für sich selbst entscheiden, auch mal in einem Café, im Coworking-Space, von unterwegs oder im “wherever office” zu arbeiten. 🙂 Natürlich erfordert es in einer komplett remoten Struktur besonders viel Disziplin, Eigenverantwortung.

Man muss in der Lage sein, seinen Arbeitstag selbständig und effizient zu strukturieren und zu nutzen.

8. Drei gute Gründe, warum mehr Unternehmen ihr Team ortsunabhängig(er) aufstellen sollten?

Unternehmen müssen abwägen, ob remotes Arbieten der richtige Weg und sinnvoll  umsetzbar ist. Aus Vast Forward Perspektive gilt:

  • Wir glauben, dass Mitarbeiter einen remoten “Arbeitsplatz” und das gegebene hohe Maß an Vertrauen und räumlicher Freiheit sehr zu schätzen wissen. Das motiviert natürlich.  
  • Die Fähigkeit, sich seinen Arbeitstag und anstehende Aufgaben auch ohne die Notwendigkeit eines klassischen Büro Umfelds effizient zu strukturieren, ist eine Stärke, die Mitarbeiter dann auch in ihre jeweilige Projektarbeit einfließen lassen. Wir merken das auch im unternehmerischen Denken.
  • Und ganz pragmatisch: Es entfallen verbreitete Stressfaktoren: Kein “Berufspendeln”, kein Stau, Ausfälle und Verspätungen im Nahverkehr. Außerdem können Behörden- oder sonstige Termine einfacher in den Alltag integriert werden – und das ist am Ende ein Benefit für beide Seiten!

9. Welchen Tip habt ihr für Leute mit dem Wunsch nach einer ortsunabhängigen Festanstellung?

Wenn es in eurem Unternehmen schon praktiziert wird: einfach machen und ausprobieren, ob das für euch passen kann! Falls euch euer Unternehmen bisher keine räumliche Freiheit einräumt und das euer Wunsch ist: Macht euch einen konkreten Plan und stellt gute Argumente auf, um euren Arbeitgeber zu überzeugen: Wann seid ihr wie verfügbar, welche Aufgaben möchtet ihr konkret weiter verfolgen und außerhalb des Büros bearbeiten, und was hat euer Arbeitgeber davon (zum Beispiel wegfallende Anfahrtszeiten zum Office, frühere zeitliche Verfügbarkeit usw.)

Vielen Dank für das Interview!

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