Führen auf Distanz: Mit diesen 7 Regeln funktioniert es

Die meisten Führungskräfte haben in den zwei Jahren viel gelernt und ausprobiert. Trotzdem hakt es an manchen Ecken und Enden. Mit diesen 7 Regeln bekommst auch du wieder mehr Struktur in deinen Führungsalltag.

Führen auf Distanz: Mit diesen 7 Regeln leitest du dein Team erfolgreich vom Home-Office aus.

Vermutlich bist du – wie viele Führungskräfte – zu Beginn der Pandemie ins kalte Wasser geschmissen worden als es hieß: Ab ins Home-Office! Auf einmal hast du mit deinem Team nicht mehr live an einem Ort gearbeitet.

Die meisten Führungskräfte haben durch diese Situation in den vergangenen zwei Jahren viel gelernt und viel ausprobiert. Trotzdem hakt es an manchen Ecken und Enden. Mit diesen sieben Regeln bekommst du wieder mehr Struktur in deinen Führungsalltag und wirst merken: Führen auf Distanz – klappt!

 

Regel 1: Sorge für eine gute Planung der Homeofficetage

Egal, wie viele Home-Office Tage in deinem Unternehmen möglich sind oder wie flexibel ihr das handhaben könnt: Planung ist alles! Denn du brauchst eine gute Übersicht, wer wann von wo arbeitet. Informiere am besten auch dein Team, damit wirklich jeder weiß, über welchen Kanal wer erreichbar ist. Für diesen Plan solltest du folgende Punkte berücksichtigen:

  • Richte einen Kalender ein, auf den alle Beteiligten Zugriff haben. Definiert Kürzel wie „HO“ für Home-Office und „BÜ“ für Büro. So können deine Teammitglieder nachschauen, ob die Kollegin an diesem Tag im Büro oder von zu Hause aus arbeitet.
  • Besprich mit deinem Team, wie lange im Voraus die Home-Office Tage geplant werden sollen. Überlegt am besten gemeinsam, ob sich jeder am Morgen entscheiden kann oder ob ihr doch eine Woche vorher Bescheid wissen möchtet.
  • Stimme dich mit ihnen ab, wer die Post übernimmt, die Pflanzen gießt oder den Drucker braucht, denn nicht alle Tätigkeiten können von zu Hause aus erledigt werden. Appelliere an ihren Teamgeist, so dass jeder mal anpackt.

 

Regel 2: Definiere, welcher Kommunikationskanal wofür genutzt wird

Vermutlich habt ihr im Unternehmen irgendein Tool für Chats und E-Mails. Manche Unternehmen nutzen eventuell sogar WhatsApp. Damit es nicht überall und ständig bimmelt und brummt, sondern alle fokussiert arbeiten können, musst du Klarheit über eure Kommunikationskanäle schaffen:

  • Versuch, E-Mails möglichst zu reduzieren. Sie sind gut für Kundenabstimmungen, die festgehalten werden müssen. Wenn ihr untereinander aber schnell was klären möchtet, sind sie zu sperrig. Völlig daneben sind sie, um lang und breit überein Thema zu diskutieren.
  • Nutze Chats mit deinem Team für schnelle Abstimmungen. Wenn ihr im Büro “Du, ich hab da mal ne Frage…” sagen würdet, ist ein Chat perfekt dafür.
  • Richte im Chat Themen-Gruppen ein. Projekt-Gruppen, Kunden-Gruppen, aber auch übergeordnete “Wer-weiß-was”-Gruppen machen Sinn. Vergiss nicht die für Quatsch, Blödeleien und lustige Gifs – das muss auch mal sein.
  • Telefoniert ihr im Team auch viel? Dann überlegt gemeinsam, wann ein Anruf sinnvoll ist und wann nicht. Ziel soll sein, euch nicht dauernd aus der Arbeit rauszureißen.

 

Regel 3: Bring Struktur in die virtuellen Meetings

Die meisten klagen über zu viele Meetings, zu lange Meetings, Meetings ohne Ergebnisse. Die Lösung: Räume deinen Kalender auf und sorge für einen Meeting-Knigge:

  • Nicht jede Abstimmung braucht einen Termin. Kurze Fragen kannst du auch im Chat klären.
  • Schau dir genau an, an welchen Meetings du teilnehmen musst, weil deine Erfahrung oder deine Entscheidung nötig ist. Das gilt auch für dein Team.
  • Jedes Meeting sollte eine Agenda haben: Schreibe bereits in die Einladung, worum es in dem Termin gehen und was am Ende geklärt sein soll. So könnt ihr euch genau darauf und kommt nicht vom Hölzchen aufs Stöckchen.
  • Pünktlichkeit ist wichtig. Setze daher Termine auf 20 oder 50 Minuten an, damit keine Termine Schlag auf Schlag sind. So hast du noch mal kurz Zeit, um deine Gedanken zu sortieren oder eine Bio-Pause einzulegen. Wenn ein Termin doch ein bisschen länger dauert, hast du immer noch Puffer. Das sollte für alle gelten.

 

Regel 4: Kläre den Umgang mit Nicht-Erreichbarkeiten und Rückmeldungen

Viele trauen sich im Home-Office nicht, sich mal eben einen Tee zu kochen oder kurz frische Luft zu schnappen (oder sogar auf Klo zu gehen…). Es könnte ja jemand anrufen und denken, sie würden nicht arbeiten. Um solche Gedanken zu vermeiden, achte auf folgende Dinge:

  • Kläre mit deinem Team, dass es ok ist, mal nicht erreichbar zu sein. Kläre aber auch, in welchen Abständen du eine Rückmeldung erwartest. Bestimmt hierfür gemeinsam ein Zeitfenster.
  • “Meld dich mal” ist keine geeignete Bitte, wenn du eine Rückmeldung erwartest. Haltet stattdessen fest, welche Informationen wichtig sind, damit alle wissen, wie und wann sie wirklich reagieren müssen. Vielleicht helfen die W-Fragen (wer, wann, warum, wie dringend…), um hier Klarheit zu schaffen.
  • Wie wichtig sind euch Zeiten im Team, in denen ihr ungestört an Aufgaben arbeiten könnt? Sind sie überhaupt möglich? Sollen sie im Kalender stehen oder achtet ihr einfach auf den “beschäftigt”-Status der anderen? Sprich mit deinem Team darüber. So vermeidet ihr unnötige Unterbrechungen.

 

Regel 5: Mach transparent, welche privaten Dinge während der Arbeitszeit erlaubt sind

Zu Hause mischen sich automatisch private und berufliche Themen. Aber was ist ok und was nicht? Mal eben Wäsche aufhängen kann den Kopf frei machen und du kannst über ein Problem nachdenken. Aber was ist mit einkaufen oder joggen gehen? Denk dran: Auch im Büro arbeiten nicht alle in jeder Minute. Auf dem Gang oder in der Kaffeeküche stehen und quatschen ist ja sonst auch ok. Dennoch sind folgende Dinge wichtig:

  • Besprich im Team, welche privaten Auszeiten (einkaufen, Joggen…) ok sind. Natürlich müssen diese Zeiten nachgearbeitet werden.
  • Triff auch Vereinbarungen, ob private Auszeiten im Kalender geblockt werden sollen und wer wem Bescheid geben muss. Hier sind Klarheit und Transparenz wirklich wichtig.
  • Wenn ihr in deinem Team zu bestimmten Zeiten für Kunden erreichbar sein müsst, kläre, wie ihr das handhabt. Wollt ihr eine Umleitung auf Kollegen einrichten, wechseln sich Teammitglieder ab oder wie wollt ihr diese Erreichbarkeit sicherstellen?

 

Regel 6: Führe über Ergebnisse statt über Kontrolle

In Büros wird häufig noch über Auge und Ohr geführt. Du siehst, dass deine Mitarbeiter anwesend sind, du hörst, worüber sie sprechen. Das fehlt dir im Home-Office. Deswegen beschleicht viele Führungskräfte die Frage, ob zu Hause auch wirklich gearbeitet wird. Statt nun dauernd zu fragen, was dein Team gerade macht, kannst du auch über Aufgaben und Ergebnisse führen:

  • Besprich mit deinem Team zu Beginn der Woche, was ansteht und wer was bis zum Ende der Woche umsetzen möchte. Freitags redet ihr dann über die Ergebnisse.
  • Schaff euch ein gemeinsames Aufgabenmanagement-Tool an. Damit behältst du den Überblick und kannst gezielt den Stand einzelner Aufgaben sehen.
  • Sprich klar deine Erwartungen und Befürchtungen aus und wie ihr als Team damit umgehen möchtet.

 

Regel 7: Fördere das Team-Gefühl und die Verbundenheit

Je besser ein Team auch menschlich miteinander verbunden ist, desto produktiver arbeitet es. Was im Büro ganz nebenbei passiert – private Gespräche, Austausch, Mittagspausen – fehlt im Home-Office. Aber du kannst Alternativen anbieten:

  • Organisiere Zeiträume, in denen ihr einfach nur erzählt, wie es euch geht. Wir empfehlen dir, dafür konkrete Termine zu nutzen. Auch wenn es sich gekünstelt anfühlt – Mittagspausen sind auch konkrete Termine. Erwarten nicht, dass so ein Austausch in operativen Meetings passiert.
  • Virtuelle Mittagessen, Kaffee- oder Feierabendrunden: Besprich mit deinem Team, was sie gerne mal ausprobieren möchten und frage sie nach eigenen Ideen.
  • Zusammenhalt entsteht durch gemeinsames Erleben: Es gibt viele virtuelle Teamevents, Spiele und Quizze. Schau dich um, ob etwas zu dir und deinem Team passt.

 

Fazit

Ein Team auf Distanz zu führen ist eine andere Herausforderung – keine Frage: Da ist eine direktere, aktivere Kommunikation, Organisation und zum Teil auch Umdenken gefragt. Wenn du aber einige unserer sieben Regeln einführst, wirst du feststellen, dass viele Dinge deutlich reibungsloser laufen und dein Team auch im Home-Office produktiv arbeitet.

 

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Über mich

Ich bin Teresa und ich helfe Unternehmen Home-Office und remote work erfolgreich einzuführen. In meinem Blog findest du Portraits von Unternehmen, die bereits erfolgreich remote arbeiten und ich teile meine Herangehensweise an Remote Work und Leadership. Viel Spass beim Lesen!

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