GetRemote Interview mit Fachdienst der Kieferorthopäden

Wir entwickeln Software für Kieferorthopäden, um die Organisation und Verwaltung des Praxisalltags zu erleichtern. Unser Ziel ist es analoge und ineffiziente Prozesse zu durchbrechen und durch intelligente Workflows zu ersetzen, damit Patienten endlich wieder im Vordergrund stehen.

Steckbrief

• Unternehmen: FDK Fachdienst der Kieferorthopäden
• Mitarbeiterzahl: 12
• Modell: Half Remote
• Interviewpartner: Fritz Watzlaw, Kieferorthopäde und Geschäftsführer

Wie genau sieht euer flexibles Arbeitsmodell aus?

Wir befinden uns im letzten Schritt, um unseren gesamten Team das Arbeiten full remote zu ermöglichen. Ursprünglich fand die Arbeit bei uns nur im Büro in Nienburg statt. In den letzten 4 Jahren haben wir einen umfangreichen Transformationsprozess angestoßen und unser Arbeitsmodell Schritt für Schritt umgestellt.

Unser Entwicklungsteam arbeitet bereits komplett remote. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit im Home Office zu arbeiten. Nur für die Kundenbetreuung ist es derzeit noch erforderlich, dass mindestens eine Person im Büro zu unseren Supportzeiten anwesend ist. Aber auch diese Thematik werden wir in den nächsten Wochen angehen, sodass jeder Mitarbeiter alle Aufgaben auch auf Distanz erledigen kann.

Mit welchen Tools arbeitet ihr?

Die Auswahl der richtigen Tools ist die Grundlage für das erfolgreiche Arbeiten und Kommunizieren auf Distanz. Bei allen Produkten haben wir darauf geachtet, dass sie einfach in der Handhabung sind und von überall verfügbar.

Wir nutzen aktuell:

• Jira für das Aufgaben- und Projektmanagement
• Slack für die interne Kommunikation und das Durchführen von Meetings und Pair-Programming-Sessions
• Whereby für externe Meetings mit Bewerbern oder Partnern
• HubSpot als CRM-Tool
• Github für unsere Projekt- und Code-Verwaltung

Warum hast du dich dafür entschieden, mit deinem Team ortsunabhängig zu arbeiten?

Mich hat eine Vielzahl von Gründen bewegt das Team ortsunabhängig zu organisieren. Zum einen bietet es uns einen klaren Vorteil bei der Suche nach neuen Mitarbeitern – wir konnten unserer Suchradius deutlich erweitern. Zudem bin ich nicht nur als Geschäftsführer von FDK tätig, sondern auch als Kieferorthopäde. Dadurch bin ich bereits an einen festen Arbeitsort gebunden.

Durch die ortsunabhängige Arbeit bei FDK bin ich deutlich flexibler und muss für Meetings nicht zwischen zwei Standorten pendeln. Gleiches gilt natürlich auch für das Team: Fahrtwege werden eingespart, es gibt weniger Stress und jeder kann in Ruhe seine Aufgaben abarbeiten, ohne sich dabei alleine zu fühlen.

Arbeitet ihr (nur) ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig?

Der Fokus liegt bei uns auf der ortsunabhängigen Arbeit. Natürlich bieten wir unseren Mitarbeitern flexible Arbeitszeiten an, aber es gibt einige wenige Regeltermine, an denen jedes Teammitglied verfügbar sein muss. Außerdem ist es wichtig, dass es eine gewisse zeitliche Überschneidung stattfindet, sodass sich das Team auch untereinander austauschen kann.

Eine Ausnahme gilt für die Kollegen im Kundensupport. Hier arbeiten wir mit einer Kernarbeitszeit, damit wir unsere Kunden optimal betreuen können.

Worauf sollten Unternehmen besonders achten, die Home Office und remote work gerade neu etablieren?

Bevor man den Schritt in die ortsunabhängige Arbeit wagt, sollte man zunächst die passenden Strukturen schaffen und genau festlegen, welche Freiheiten gewährt werden. Dazu gehört das Festlegen von Arbeitszeiten, Meetings und der passenden Hardware-Ausstattung, aber auch die Auswahl der richtigen Tools.

Besonders wichtig ist die Kommunikation im Team. Deshalb sollte ein Tool gewählt werden, welches den schnellen und unkomplizierten Austausch mit einzelnen Kollegen oder dem gesamten Team ermöglicht.

Nicht zuletzt sollte man drauf Achten, dass man den Mitarbeitern genug Vertrauen entgegen bringt und nicht in einen Kontrollwahn verfällt.

Funktioniert erfolgreiches Führen auf räumliche Distanz anders als im Büro?

Ganz klare Antwort: ja – es ist komplett anders! Durch meine Doppelrolle als Kieferorthopäde in meiner eigenen Praxis und Geschäftsführer von FDK haben ich den direkten Vergleich.

Bei der Arbeit am gleichen Standort, werden Probleme und Spannungen im Team viel schneller sichtbar. Dies führt aber auch dazu, dass Diskussionen oft ad-hoc und aus einem Gefühl heraus stattfinden. Im Vergleich dazu finde ich die Diskussion auf räumliche Distanz oft ruhiger und reflektierter.

Aber natürlich ist es schwieriger bei einem remote Team den Überblick zu behalten und auf Probleme aufmerksam zu werden. Durch regelmäßige Meetings im Team sowie Einzelgespräche versuchen wir dem aber entgegen zu wirken und fahren damit bisher sehr gut.

Mit welchem Vorurteil werden ortsunabhängige Teams oft konfrontiert und wie würdest du es entkräften?

Ich bekomme immer wieder zu hören, dass die ortsunabhängige Arbeit zu einem Kontrollverlust führt. Mitarbeiter würden sich im Home Office vor allem um private Dinge kümmern und seien weniger produktiv. Ich erinnere mich an eine Studie vom Fraunhofer Institut aus dem Jahr 2020, in der ca. 30% der befragten Unternehmen bestätigt haben, dass die Produktivität der Mitarbeiter im Home Office zugenommen hat.

Das deckt sich mit meinen Erfahrungen. Die Kollegen arbeiten remote deutlich konzentrierter und werden weniger abgelenkt. Ich glaube sogar, dass manchmal das Gegenteil passiert: Man möchte noch etwas fertig bekommen und vergisst dabei komplett die Zeit.

Ein weiteres Vorurteil: Im Home Office vereinsamt man und hat nur wenig Kontakt zu Kollegen. Durch unsere regelmäßigen Meetings, wie z.B. das Daily, stellen wir sicher, dass sich das Team mindestens ein Mal am Tag sieht und auf einem aktuellen Stand bringt. Außerdem ist jeder dazu angehalten sich mit den Kollegen auszutauschen.

Speziell in der Entwicklung setzen wir auf Pair-Programming, um eine hohe Qualität sicher zu stellen und den gegenseitigen Erfahrungsaustausch anzuregen. Wir versuchen uns 1-2 Mal im Jahr persönlich zu Treffen, z.B. zur Weihnachtsfeier. In den letzten beiden Jahren wurde uns das aber durch Corona erschwert. Aber vielleicht können wir ja Ostern unsere Weihnachtsfeier nachholen?

Drei gute Gründe, warum mehr Unternehmen ihr Team ortsunabhängig(er) aufstellen sollten?

Ortsunabhängige Arbeit …

… steigert die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter, denn sie bietet mehr Freiraum und lässt sich besser in das tägliche Leben integrieren

.… bietet eine größere Reichweite und mehr Möglichkeiten bei der Personalsuche, weil man nicht auf Standorte beschränkt ist.

… steigert die Effizienz, da Aufgaben fokussierter und konzentrierter bearbeitet werden.

Welchen Tipp hast Du für Leute mit dem Wunsch nach einer ortsunabhängigen Festanstellung?

Ganz klar: Komm zu uns 😉

Aber Spaß beiseite. Man sollte sich zunächst die Frage stellen, ob man zu Hause den Raum hat, um konzentriert und ungestört zu arbeiten. Eine Alternative könnte ein Co-Working-Space sein.

Als besonders wichtig erachte ich außerdem das Schaffen arbeitsfreier Räume, damit es eine klare Trennung von Arbeit und Privatleben gibt. Es ist für mich wichtig, dass mein Team nicht das Gefühl hat immer und überall erreichbar zu sein. Eine ausgewogene Work-Life-Balance ist die Grundlage für motivierte und engagierte Mitarbeiter.