Als IT-Dienstleister aus dem Bereich der Computer- und Softwareverwaltung hat die Cetos Services AG einen guten Überblick über die aktuelle Situation vieler IT-Abteilungen in Unternehmen.
Steckbrief
- Unternehmen: Cetos Services AG
- Interviewpartner: Martin Barz, Leitung Marketing & Vertrieb
Kontrollverlust der IT – warum mobiles Arbeiten einfach nicht einfach ist
Herzlichen Glückwunsch! Wir sitzen im Homeoffice und es funktioniert. Bei vielen Firmen war der erste Lockdown die Initialzündung für Remote Work. Entsprechend spontan und Konzeptlos ging es los. Die Administratoren haben in den meisten Fällen einen guten Job gemacht, sind aber nicht davon ausgegangen, dass sie die Laptops der Mitarbeiter womöglich nie wieder sehen werden. So sind heute viele remote Lösungen im Einsatz, die eigentlich provisorischen Charakter haben.
Was sind aus eurer Sicht die größten Probleme, Martin?
Fangen wir bei der Sicherheit an. Die Mitarbeiter arbeiten im eigenen Heimnetzwerk. Wann hat der private Router das letzte Sicherheitsupdate bekommen? Ist das WLAN vielleicht sogar offen, also ohne Verschlüsselung erreichbar? Sind die Endgeräte verschlüsselt und mit einer Multi-faktor Authentifizierung gesichert? Oder kann der 5-jährige Sohn den Computer auch „benutzen“, oder der Einbrecher?
Auf den Computern der Mitarbeiter werden wichtige Softwareupdates und Sicherheitspatches ausgelassen, wenn die IT-Abteilung kein Zugriff auf die Geräte hat. Hinzu kommt, dass sich eine Schatten-IT entwickelt und Software eingesetzt wird, die für gewerbliche Zwecke nicht zulässig ist, nicht lizenziert ist oder Sicherheitslücken aufweist. Auch Hardware ist betroffen. In der Not besorgen sich die Mitarbeiter selbst IT-Geräte, wie zum Beispiel Monitore, Headsets, Drucker, etc., um bestmöglich arbeiten zu können. Langfristig wird es für die IT-Abteilungen unübersichtlich.
Wer nicht gegensteuert riskiert Kontrollverlust, Chaos und seine Compliance.
Und wie lässt sich dieser Kontrollverlust vermeiden oder abstellen?
Sicherheit erhöhen: Für den remote Zugriff bieten VPN-Tunnel ein hohes Maß an Sicherheit. Die Verbindung zwischen Homeoffice und Firmennetzwerk findet dabei verschlüsselt statt. Man darf davon ausgehen, dass VPN-Tunnel sehr verbreitet sind.
Zudem ist es ratsam ein clouddbasiertes und verwaltbares Virenschutzprogramm zu implementieren, welches für die Sicherheit im gesamten Firmennetzwerk inklusive der mobilen Geräte sorgt. Die IT- Abteilung oder der externe IT-Support kann dadurch den Schutzstatus der Geräte einheitlich überblicken und sehr schnell auf Bedrohungen reagieren.
Datensicherung & Backup Strategie: Backups sind heute meist (aber nicht nur) in der Cloud. Hauptsache ist, dass die Daten an mehreren verschiedenen Standorten liegen. Hier sollte die 3-2-1 Regel eingesetzt werden. Demnach werden mindestens 3 Datenkopien auf 2 verschiedenen Medien abgelegt, wovon eine davon an einem externen Standort (zum Beispiel in der Cloud) liegen sollte.
Die schönste Backup Strategie bringt aber nichts, wenn nicht klar ist, welche Daten wo liegen bzw. welche Daten gesichert werden müssen. Speichern die Mitarbeiter Daten lokal auf den Firmenrechnern oder auf den Servern? Zu einer Backup Strategie gehört auch das entsprechende Wiederherstellungs-Szenario. Es gilt festzulegen in welchem Intervall die Backups erstellt werden (1x am Tag oder stündlich) sollen und wie lange es im Störungsfall dauern darf, bis die Daten wiederhergestellt sind und für die Mitarbeiter wieder zur Verfügung stehen.
Kollaborative Software nutzen: Microsoft 365 ist schon vor der Pandemie zum Standard für Office- Software geworden. Das erleichtert die standortunabhängige Zusammenarbeit erheblich. Der Funktionsumfang des Microsoft 365 Ökosystems wurde in vielen Firmen erst durch den Lockdown entdeckt. Statt sich E-Mails mit Dateiversionen hin- und herzuschicken wird gleichzeitig von verschiedenen Orten aus an derselben Datei gearbeitet. Die Kommunikation mit den Kollegen über Microsoft Teams gelingt intuitiv. Immer mehr Firmen nutzen Teams als zentrale Telefonlösung (intern und extern). Mit dem Thema Software sind immer auch Prozesse verbunden sowie Kultur- und Führungsfragen. Mit der reinen Installation ist es nicht getan. Es geht um Change-Management. Die IT-Abteilung oder der externe IT-Dienstleister sind hier „nur“ ein Teil davon.
Inventarisierung: Basis für die effiziente Arbeit einer IT-Abteilung ist der Überblick. Die IT-Abteilung sollte quasi auf Knopfdruck in der Lage sein, Hardware und Software zu inventarisieren. Einfach ausgedrückt; zu wissen welche Hardware und Software im Einsatz und installiert ist. Das ist wichtig für Fragen der Kompatibilität (passt die Hardware zur nächsten Version des Betriebssystems?) und ist essenziell für das Lizenzmanagement.
Softwareverteilung: Im Optimalfall ist die IT in der Lage die Computer der Mitarbeiter vollständig standortunabhängig mit Betriebssystem und Software zu versorgen. Dafür gibt es cloudbasierte Managementkonsolen (unsere sogar unabhängig von Domänen und jeglicher IT-Struktur) und IT- Dienstleister, die auch mal temporär mit Know-How unterstützen können.
Wer seine interne IT Abteilung also gerne unterstützen möchte, die aktuelle Situation noch besser zu meistern, kann sich gerne bei uns melden!
Vielen Dank für das Interview, Martin Barz!
