GetRemote Interview mit Billbee

Billbee bietet eine umfangreiche, aber einfach zu bedienende Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft und Automatisierungslösung für Verkäufer:innen, die Produkte über einen oder mehrere (Online)-Kanäle verkaufen. Dabei können alle relevanten Prozesse im Handelsumfeld, angefangen bei der Kundenkommunikation bis hin zum Versand und After-Sales, durch Billbee bzw. direkt angebundene und integrierte Partner abgebildet werden.

Ein starker Fokus liegt auch darauf, die Lösung sowohl von der Komplexität als auch vom Preis her besonders für kleinere Unternehmen attraktiv zu machen, ohne dass dabei eine für größere Unternehmen notwendige Skalierungsfähigkeit auf der Strecke bleibt.

Steckbrief

• Unternehmen: Billbee GmbH
• Mitarbeiterzahl: 30+
• Modell: Full Remote
• Interviewpartner: David Pohlmann, Geschäftsführer

Wie genau sieht euer flexibles Arbeitsmodell aus?

Bei Billbee können Mitarbeiter:innen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Rahmenbedingungen frei über ihren Arbeitsort und ihre Arbeitszeiten entscheiden. So wird auch die Vereinbarkeit von Familie und Job leichter. Dazu kommt, dass wir seit Mitte 2020 zu 100% remote arbeiten.

Außerdem wollten wir weg von der klassischen 40h Vollzeit-Woche, um allen Mitarbeiter:innen genug Zeit für Ausgleich neben dem Job zu geben. Das bedeutet, dass wir seit Juli 2020 mit einer mit einer 30h Vollzeit-Woche (bei gleichem Gehalt) arbeiten. Gestalten können die Mitarbeiter:innen ihre Woche auch flexibel indem sie an 4 oder 5 Tagen die Woche arbeiten.

Mit welchen Tools arbeitet ihr?

Wäre vermutlich etwas übertrieben, hier unseren kompletten Tool Stack aufzulisten. Denn die Tools häufen sich und sind auch häufig teamspezifisch. Im Kontext remote sind es aber – wie vermutlich überall – die folgenden Tools, die uns die virtuelle Arbeit erleichtern:

a. Google Workspace: für Meetings, Kalender etc.

b. Slack: interne Kommunikation

c. Leapsome: Gestaltung der Einarbeitung

d. Firmen-Smartphone inkl. Allnet Flat und ausreichendem Datenvolumen für das remote Arbeiten für alle Mitarbeiter:innen

Daneben schauen wir uns aber auch immer wieder neue Sterne am Tools-Himmel an, z.B. auch speziell auf Remote Teams ausgelegte alternative Ergänzungen wie Remi (https://remi.so). Dabei sind die Angebote von Tools unglaublich vielfältig, weshalb wir auch immer offen für neue Angebote und Ideen sind, die uns im Remote-Umfeld weiter unterstützen können.

Warum hast du dich dafür entschieden, mit deinem Team ortsunabhängig zu arbeiten?

Neben dem eigenen Wunsch nach mehr Flexibilität und ortsunabhängigen Arbeiten, waren auch die beiden Standorte in Korbach (Nordhessen) und Detmold (Nordrhein- Westfalen) mit Limitation hinsichtlich des Bewerbermarktes verbunden, da so das Recruiting auf diese beiden Standorte größtenteils beschränkt war. Aber wir wollten uns nicht mehr selber geografisch einschränken.

Um Zugang zu einem größeren Bewerberpool zu erhalten und eine „Zweiklassengesellschaft“ mit Mitarbeiter:innen an zwei Bürostandorten und Remote-Mitarbeitenden zu verhindern, entschieden wir uns für die „radikalere“ 100% Remote Variante.

Arbeitet ihr (nur) ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig?

Wir geben unseren Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sowohl orts- als auch zeitunabhängig zu arbeiten. Die einzige “Einschränkung” bzw. Vorgabe, die wir im Rahmen der 30h (neben festen Meetings etc.) haben, ist dass an mindestens 4 Tagen / Woche gearbeitet wird. Die 30h sollen also beispielsweise nicht auf 2 Tage à 15 Stunden verteilt werden 😉

Worauf sollten Unternehmen besonders achten, die Home Office und remote work gerade neu etablieren?

Aus unserer Sicht sollte nichts überstürzt werden, sondern die Entwicklung zu einem Remote Arbeitgeber als Prozess betrachtet werden. Und dieser Prozess sollte auch laufend im Blick behalten und optimiert werden. Dazu gehört beispielsweise Prozesse zu etablieren und zu konkretisieren, neue Tools einzuführen und ggf. die Ausstattung der Mitarbeiter an die neuen Gegebenheiten anzupassen, sonst leidet die Mitarbeiterzufriedenheit.

Letztendlich muss das Konzept zur Unternehmenskultur passen bzw. diese aktiv gestaltet werden, um plötzliche Fluktuation und Know How Verlusten zu verhindern. Dabei spielt auch die aktive Arbeit an der Unternehmenskultur eine große Rolle. Der kurze “Schnack” an der Kaffeemaschine findet so natürlich nicht mehr statt, weshalb auch Raum und Zeit für den Austausch geschaffen werden muss.

Funktioniert erfolgreiches Führen auf räumliche Distanz anders als im Büro?

Teilweise. Führung auf räumlicher Distanz benötigt viel Vertrauen, eine direkte Kommunikation und offene Arbeitskultur. Man muss sich zu 100% aufeinander verlassen können und muss auch Dinge konkreter formulieren.

Einiges Bedarf auch mehr Absprache als im Büro, weil nicht mehr so viel “zwischen Tür und Angel” passiert. Das sind zwar auch alles Aspekte, die im Büro wichtig sind, jedoch kann dort eine ausbaufähige Kommunikation durch Buschfunk & Co ausgeglichen werden und fällt nicht so schnell auf.

Mit welchem Vorurteil werden ortsunabhängige Teams oft konfrontiert und wie würdest du es entkräften?

Ein typisches Vorurteil ist, dass Mitarbeitende im Homeoffice weniger arbeiten würden. Diese Vermutung können wir definitiv entkräften. Sicherlich wird bei uns häufiger zwischendurch die Spülmaschine beladen oder die Wäsche aufgehangen, aber solche kleinen Pausen aktivieren und mildern das Stresslevel im Vergleich zum typischen Bürojob, bei dem der komplette Haushalt nach der Arbeit wartet.

Ein weiteres Vorurteil ist der mangelnde Teamspirit und fehlende Unternehmenskultur, da in virtuellen Teams der persönliche Kontakt entfällt. Wir bauen aktiv Zeiten für den persönlichen Austausch ein. Dabei haben wir schon die unterschiedlichsten Aktiv​​täten gemacht, von Online Escape Rooms, übers gemeinsame Kochen, bis hin zum Töpfern und Spiele- oder Quizabende. Dabei lernt man immer wieder andere Seiten seiner Kolleg:innen kennen, ohne dass man sich jemals überhaupt “live und in Farbe” gesehen hat.

Teilweise würden wir sogar sagen, dass man sich auf einer ganz anderen Ebene kennenlernt, die im Büro nicht selbstverständlich ist. Denn im Büro läuft nicht auf einmal die Katze durch den Videocall, der Hund bellt im Hintergrund oder das Kind kommt auf einmal rein.

Drei gute Gründe, warum mehr Unternehmen ihr Team ortsunabhängig(er) aufstellen sollten?

1. Mitarbeiterzufriedenheit: Mitarbeiter:innen das Vertrauen entgegen zu bringen, über den Ort der Arbeitserbringung zumindest in Teilen selbst bestimmen zu dürfen, hat einen sehr starken Effekt auf die Mitarbeiterzufriedenheit – im positiven Sinne So können Mitarbeiter:innen z. B. zurück in die Heimat ziehen oder auch was Neues wagen und an einen anderen Ort ziehen, weil sie bspw. schon immer mal in Berlin wohnen wollten.
2. Wettbewerbsvorteil: Der War of Talent ist vor allem in der IT stark spürbar. Wir konnten mit der Umstellung auf 100% Remote unseren Kandidatenpool vergrößern. Unser Einzugsgebiet ist nicht mehr auf Nordhessen und die Umgebung von Detmold beschränkt, was uns ganz neue Möglichkeiten aufgezeigt hat. So ist das Team mittlerweile in ganz Deutschland verstreut, vom nördlichen Rügen bis ins südliche Augsburg und von Ost nach West von Coburg bis Aachen. Außerdem können wir bei Bewerber:innen mit unseren fortschrittlichen Benefits punkten.
3. Work-Life-Balance: Wir haben sehr viele Mitarbeiter:innen mit Kindern, Haustieren oder zeitintensiven Hobbies. Durch die Flexibilität spüren wir eine Dankbarkeit und Wertschätzung, da sich bei uns niemand auf den Kopf stellen muss, um alles unter einen Hut zu bringen. So ist es kein Problem mehr, das Kind eben aus der Schule abzuholen oder die Mittagsrunde mit dem Hund zu gehen. Davon profitiert auch die Gesundheit und die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen und senkt Fehlzeiten.

Welchen Tipp hast Du für Leute mit dem Wunsch nach einer ortsunabhängigen Festanstellung?

Der größte Tipp: Mit anderen Menschen mit Remote Erfahrung sprechen. Das kann im eigenen privaten Umfeld sein oder in z. B. Remote Communities. Es gibt mittlerweile viele Gruppen und Seiten in den Social Networks für den Austausch rund um das Thema “Remote”. Und dabei sollte Jede:r für sich herausfinden, ob remote Arbeiten das Richtige für sich ist. Und gleichzeitig sind solche Communities auch ideal, um auf Jobangebote aufmerksam zu werden.