Ortsunabhängige Teams
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Ortsunabhängig arbeiten bei … DOTZON

Dotzon berät Unternehmen, Städte und Organisationen bei der Beantragung, der Einführung und dem Betrieb eigener Top-Level-Domains. Top-Level-Domains sind der Teil einer Internetadresse, der rechts neben dem letzten Punkt steht – bei www.dotzon.consulting ist es also das „.consulting“. Neben lange bestehenden Endungen wie .de oder .com gibt es mittlerweile viele weitere Top-Level-Domains: etwa mit .berlin und .hamburg für Städte oder mit .edeka und .audi für Unternehmen und deren Marken.

Steckbrief

  • Unternehmen: DOTZON GmbH, www.dotzon.consulting
  • Mitarbeiterzahl: insgesamt 8
  • Modell: teilweise remote
  • Interviewpartner: Katrin Ohlmer, CEO

1. Wie genau sieht euer flexibles Arbeitsmodell aus?

Unser Team besteht aus insgesamt acht Mitarbeitern. Die meisten von ihnen kommen gerne täglich in unser festes Büro in Berlin und arbeiten nur in Ausnahmefällen im Home Office. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn sich Handwerker angekündigt haben, sie auf eine wichtige Lieferung warten oder es einen Streik bei den öffentlichen Verkehrsmitteln gibt.

Außerdem gehören Mitarbeiter zu unserem Team, die gar nicht in Berlin wohnen und von ihren jeweiligen Wohnorten aus für uns arbeiten: Unser Tekkie, zum Beispiel, kommt aus der Nähe von Hannover und könnte natürlich schlecht täglich nach Berlin pendeln. Er arbeitet die meiste Zeit von Zuhause aus und kommt alle zwei Wochen für drei Tage in unser Büro. Eine unserer Werkstudentinnen macht derzeit ein Auslandssemester in Los Angeles und arbeitet von dort aus weiter für uns – das natürlich zu 100 Prozent im Home Office.

Und eine weitere Mitarbeiterin zieht im April nach Nürnberg um, wird uns als Teammitglied aber erhalten bleiben. Derzeit planen wir, dass sie uns alle drei Wochen in Berlin besucht.

Unsere Home-Office-Regelungen funktionieren gut, weil sie auf individuellen Absprachen beruhen. Das bedeutet auch, dass wir erst einmal testen, ob sie für beide Seiten gut funktionieren – und passen sie ansonsten an. Außerdem kannten wir alle Teammitglieder schon, bevor sie ins Home Office gewechselt sind und wussten daher, dass es wahrscheinlich gut klappen wird. Trotzdem finde ich wichtig, dass wir auch regelmäßig als gesamtes Team zusammenkommen, damit der persönliche Kontakt nicht verschwindet und wir uns auch mal von Angesicht zu Angesicht austauschen können.

Denn ein persönliches Gespräch lässt sich nicht durch Skype, Telefon oder E-Mail ersetzen.    

2. Mit welchen Tools arbeitet ihr?

Wir kommunizieren meistens – ganz altmodisch – über Telefon und E-Mail. Unser Team ist ja recht klein, deswegen brauchen wir keine Vielzahl an Tools. Zum Chatten nutzen wir Skype, und sehen so auch, wer gerade „aktiv“ im Job ist – wer arbeitet, ist nämlich online. Mit Basecamp haben wir außerdem ein Projektmanagement-Tool. Das benutzen wir aber hauptsächlich für Projekte, die wir gemeinsam mit unserem Grafiker planen. Der ist Freiberufler und arbeitet damit ebenfalls ortsunabhängig.

Jeden Montag haben wir Team Meeting. Wer nicht körperlich anwesend ist, wird telefonisch zugeschaltet. Hier bringen wir uns gegenseitig auf den aktuellen Stand, so dass jeder weiß, womit die anderen Teammitglieder gerade beschäftigt sind. Außerdem besprechen wir Organisatorisches wie anstehende Termine oder geplante Projekte.

3. Warum hat du dich dafür entschieden, mit deinem Team ortsunabhängig zu arbeiten?

Ich arbeite selbst seit vielen Jahren ortsunabhängig. Unser Geschäftsmodell bringt mit sich, dass ich regelmäßig als Beraterin unterwegs bin und meinen Laptop im Zuge meiner Reisen auch in Bahn, Flugzeug oder Hotelzimmer aufklappe.

Die Fragen für dieses Interview beantworte ich zum Beispiel aus Japan.

Weil ich so oft unterwegs bin, weiß ich die Vorzüge ortsunabhängigen Arbeitens zu schätzen. Mir gefällt die Flexibilität, die man hat, wenn man nicht ständig vom selben Ort aus arbeiten muss und finde, dass man davon sehr profitieren kann.

4. Arbeitet ihr (nur) ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig?

Wir arbeiten auch zeitunabhängig. Eine Arbeitszeiterfassung im klassischen Sinne gibt es bei uns nicht, stattdessen arbeiten wir nach dem Prinzip der Vertrauensarbeitszeit. Es gibt natürlich Kernzeiten, in denen es wahrscheinlich ist, dass uns Kunden oder Geschäftspartner erreichen möchten – und das können sie dann auch. Davon abgesehen sind wir aber flexibel: So fängt etwa eine Mitarbeiterin schon um 7 Uhr morgens an zu arbeiten, eine andere erst um 9. Ein paar Mitarbeiter machen Mittagspause, wenn ihr Hund raus muss, andere richten sich nach dem Magenknurren – da sind wir nicht so festgelegt. Und unsere Werkstudentin in Amerika arbeitet momentan natürlich zu komplett anderen Zeiten als der Rest des Teams, aber das ist ja auch so abgesprochen.

5. Welche Startschwierigkeiten hattest du mit der Einführung des flexiblen Arbeitsmodells? Was ist dein größtes Learning aus der Umstellungsphase?

Anfangs hatten wir schon ein paar Bedenken, weil sich ortsunabhängiges Arbeiten nicht für jeden eignet. Wer zum Beispiel nicht gut darin ist, sich selbst zu organisieren und seine Aufgaben eigenständig zu erledigen, sollte nicht im Home Office arbeiten. Oft wollen Mitarbeiter auch gar nicht so viel Zuhause sein, weil ihnen der tägliche persönliche Austausch mit den Kollegen fehlt. Bei uns ist das ortsunabhängige Arbeiten keine Pflicht – wer möchte, darf gerne jederzeit in unser Büro kommen.

Mit unseren Mitarbeitern, die gerne mehr im Home Office arbeiten möchten, vereinbaren wir zunächst immer eine Testphase – dann schauen wir, ob es für beide Seiten zufriedenstellend läuft und besprechen gegebenenfalls, wie es besser laufen kann. Regelmäßige Kommunikation halte ich für besonders wichtig, damit das ortsunabhängige Arbeiten gut klappt. Weil im schriftlichen Austausch Mimik und Gestik wegfallen, kommt es um so mehr darauf an, sich klar und eindeutig auszudrücken und im Zweifel einfach den Hörer in die Hand zu nehmen, um Missverständnissen vorzubeugen.

6. Welchen Vorher-Nachher Effekt hat die Einführung des ortsunabhängigen Arbeitens bei euch?

Wir sind ja ein kleines Unternehmen, und können mit unserem Home-Office-Modell attraktivere Arbeitsmodelle bieten als deutlich größere Wettbewerber. Wenn nicht kleine Unternehmen wie wir, kann sonst flexibel auf die Bedürfnisse der seiner Mitarbeiter eingehen?

7. Mit welchem Vorurteil werden ortsunabhängige Teams oft konfrontiert und wie würdest du es entkräften?

Bisher wurden wir eigentlich noch nicht mit Vorurteilen konfrontiert. Ich glaube, dass den meisten Leuten, mit denen wir zu tun haben, gar nicht auffällt, dass wir in Teilen ortsunabhängig arbeiten.

Vorstellen könnte ich mir aber, dass Unternehmen mit flexiblen Arbeitszeitmodellen häufiger mit Sprüchen wie „Woher wisst ihr denn, dass eure Leute wirklich arbeiten?“ konfrontiert werden. Wer seine Mitarbeiter nicht ständig im Auge hat, kann ja theoretisch auch nicht kontrollieren, ob sie wirklich ihrer Arbeit nachgehen.

Hierzu kann ich sagen, dass man natürlich Vertrauen zeigen können muss. Wir allerdings kannten unsere Mitarbeiter schon vor der Umstellung auf regelmäßiges Home Office gut und konnten daher einschätzen, ob es klappen wird oder nicht. Außerdem merkt man auch, ob das Team arbeitet, ohne dass man ständig daneben steht – an den Ergebnissen nämlich. Ich bin ziemlich sicher, dass es auch in festen Büros Mitarbeiter gibt, die ihre Zeit nur absitzen, das ist ganz unabhängig vom Arbeitsmodell.

8. Drei gute Gründe, warum mehr Unternehmen ihr Team ortsunabhängig(er) aufstellen sollten?

  • Als Unternehmerin kann ich sagen, dass man anderen Unternehmen mit flexiblen Arbeitsmodellen immer noch um einiges voraus ist. Umfragen zeigen, dass es mehr Arbeitnehmer gibt, die sich regelmäßiges Home Office wünschen, als Arbeitgeber, die diesem Wunsch nachkommen. Wer flexible Regelungen anbietet, macht sich damit natürlich für gute Arbeitskräfte attraktiv. Außerdem wächst die Zahl potenzieller Teammitglieder: Die sucht man dann nämlich nicht mehr nur unbedingt in der eigenen Stadt, sondern in größerem Umkreis.
  • Wer nicht mehr täglich ins Büro muss, entgeht einer ganzen Menge Stressfaktoren. Unsere Mitarbeiter müssen nicht mehr täglich pendeln und stehen damit weniger im Stau. Sie müssen sich nicht überlegen, wie sie ins Büro kommen, wenn wieder einmal Bus oder Bahn ausfallen, oder wie sie ihr Kind unterbringen, wenn die Kitas streiken (in Berlin ist das ja gerade aktuell). Und natürlich gibt es Mitarbeiter, die sich im Home Office bei absoluter Ruhe besser konzentrieren können.
  • Nicht zuletzt glaube ich daran, dass zufriedene Mitarbeiter nur gut für das Unternehmen sein können. Wer glücklich im Job ist, sieht sich seltener nach Alternativen um – das erspart uns nicht nur die ständige Suche nach neuen Teammitgliedern, sondern spart auch Kosten.

9. Welchen Tip hast Du für Leute mit dem Wunsch nach einer ortsunabhängigen Festanstellung?

Allen Arbeitgebern empfehle ich: Probiert es einfach aus. Anfangs waren wir zugegebenermaßen auch skeptisch, ob es wirklich gut ist, wenn man Dinge nicht mal eben schnell per Zuruf „über den Schreibtisch“ klären kann. Aber es funktioniert, wenn sich jeder an getroffene Absprachen hält. Für wichtig halte ich, dass sich das ganze Team trotzdem ab und an persönlich trifft.

Allen Angestellten, deren Unternehmen bisher noch keine flexiblen Regelungen anbieten, rate ich: Sprecht euren Wunsch offen an – so sind nämlich auch wir zu unserem Modell gekommen 😉

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