GetRemote Interview mit Filestage

Filestage ist eine Asset Review Plattform für Unternehmen und Agenturen. Filestage wird weltweit von Organisation eingesetzt, um Inhalte schnell, einfach und zuverlässig miteinander zu besprechen und freizugeben.

Das 2015 gegründete Unternehmen agiert weltweit in verteilten Teams und umfasst Mitarbeiter aus mehr als 10 verschiedenen Ländern.

Steckbrief

• Unternehmen: Filestage GmbH
• Mitarbeiterzahl: 25
• Modell: Full remote
• Interviewpartner: Niklas Dorn, CEO & Co-Founder

1. Wie genau sieht euer flexibles Arbeitsmodell aus?

Wir arbeiten seit mehreren Jahren ortsunabhängig (remote) zusammen. Jeder der 25 Kollegen sucht sich seinen Arbeitsort selbst frei aus. Das Corona bedingte Home-Office war für uns also nichts Neues. Ich freue mich aber dass viele Menschen in den letzten Monaten die Vorteile eines Remote Teams für sich entdeckt haben.

2. Mit welchen Tools arbeitet ihr?

Wir haben bei Filestage sicherlich über 50 verschiedene Softwares im Einsatz. Je nach Use Case und Prozess verwenden wir andere Tools. Wir schreiben bei uns intern beispielsweise keine E-Mails sondern kommunizieren über verschiedene Tools. Hier mal ein kleiner Auszug der Tools die wir verwenden:

• Interne Kommunikation: Slack
• Kurze Videonachrichten: Loom
• Projektsteuerung: Asana
• Content Review und Freigabe: Filestage
• CRM: Pipedrive
• Kundensupport: Intercom
• Cloud Storage: GoogleDrive

In diesem Blogartikel haben wir kürzlich alle wichtigen Tools und Tipps gesammelt: https://filestage.io/blog/working-from-home-wfh/

3. Warum hast du dich dafür entschieden, mit deinem Team ortsunabhängig zu
arbeiten?

Als Startup das wächst und gute Leute sucht kamen wir in Stuttgart schnell an unsere Grenzen. Deshalb haben wir uns entschieden unabhängig vom Standort zu suchen. Mit nur einer Stellenanzeige auf einem Remotestellenportal hatten wir quasi über Nacht über 200 Bewerbungen von tollen Entwicklern erhalten. Das war für uns eine der “Aha Moment”.

Mit der Zeit haben wir immer mehr Vorteile von Remotearbeit für uns entdeckt. Man spart sich die Pendelei und ist viel flexibler. Man baut Prozesse von Anfang an digital und arbeitet so wesentlich effizienter. Außerdem kann man viel leichter skalieren.

4. Arbeitet ihr (nur) ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig?

Wir arbeiten orts- und auch zeitunabhängig. Das liegt daran, dass wir als Softwareunternehmen weltweit die Freigabeworkflows unserer Kunden optimieren. Unser Kunden in anderen Zeitzonen erwarten da natürlich eine gewisse Verfügbarkeit.

5. Welche Startschwierigkeiten hattest du mit der Einführung des flexiblen Arbeitsmodells? Was ist dein größtes Learning aus der Umstellungsphase?

Die Umstellungsphase auf eine Remotestruktur nimmt schon etwas Zeit in Anspruch, birgt meiner Erfahrung nach sehr aber sehr viele Chancen. Im Endeffekt wirkt es wie ein Brandbeschleuniger auf die Unternehmensprozesse. Alles was bisher mal so zwischen “Tür und Angel” in der Kaffeeküche besprochen und wofür es keinen Prozess gibt, fällt dir im Remoteteam knallhart vor die Füße.

Eine Remotestruktur zwingt einen fast schon dazu sauber zu dokumentieren und in digitalen Workflows zu denken. Wir haben deshalb damit angefangen unser Wissen schnell und systematisch in Guides aufzubereiten und in unserem Wiki für alle Mitarbeiter verfügbar zu machen. Für alle relevanten Unternehmensprozesse haben wir digitale Workflows entwickelt. Egal ob Marketing, Entwicklung oder HR. Dadurch sind wir sehr viel schneller und effizienter geworden.

6. Funktioniert erfolgreiches Führen auf räumliche Distanz anders als im Büro?

Führen funktioniert auch im Remoteunternehmen, aber es funktioniert anders. Wir setzen sehr stark auf Transparenz. Jeder Mitarbeiter kennt unsere Unternehmensziele, unsere Vision und hat Zugriff auf die wichtigsten Kennzahlen.

Bei allem was wir kommunizieren, versuchen wir immer auch den Kontext zu erklären. Micromanagement gibt es bei uns nicht, dafür sehr viel Eigenverantwortung und Freiraum. Gleichzeitig versuchen wir ständig zu lernen, zu optimieren und unsere Kollegen darin zu unterstützen sich jeden Tag weiterzuentwickeln.

7. Mit welchem Vorurteil werden ortsunabhängige Teams oft konfrontiert und wie
würdest du es entkräften?

Eine große Sorge vieler klassischer Unternehmen ist: “Wenn meine Mitarbeiter nicht ins Büro kommen drehen sie zu Hause Däumchen”. Diese Erfahrung haben wir nicht gemacht. Mein Eindruck ist, dass Mitarbeiter die Remote arbeiten sogar deutlich produktiver sind.Wir mussten eher schauen, dass einzelne Mitarbeiter nicht zu viel arbeiten und in ein Burnout reinlaufen.

8. Drei gute Gründe, warum mehr Unternehmen ihr Team ortsunabhängig(er) aufstellen sollten?

1. Mehr Flexibilität für Mitarbeiter und das Unternehmen
2. Bessere und effizientere Prozesse
3. Mehr Diversität in den Teams

9. Welchen Tipp hast Du für Leute mit dem Wunsch nach einer ortsunabhängigen
Festanstellung?

Auf Remote Job Plattformen wie remote.ok gezielt nach einer Remotestelle suchen. Zudem kann man natürlich auch in seinem bestehenden Team anfangen und zunächst tageweise Remotearbeit einführen.