Von heute auf morgen aus dem Home Office arbeiten – viele Unternehmen sehen sich angesichts der Corona-Krise dieser Herausforderung gegenüber. Denn Home Office bedeutet nicht, seine Mitarbeiter einfach mit einem Laptop in die eigenen vier Wände zu schicken.
Die Grundlage für einen reibungslosen Arbeitsalltag im Home Office ist eine gute Führung, die auf Vertrauen und Kommunikation basiert. Hinzukommen hilfreiche Tools, die insbesondere einen schnellen Umstieg extrem erleichtern. Dazu habe ich eine Liste mit Programmen zusammengestellt, die auch für Home-Office-Neulinge schnell und intuitiv nutzbar sind.
Einfach kommunizieren: Slack oder Microsoft Teams
Wegen jeder Kleinigkeit mit der Kollegin telefonieren oder eine E-Mail senden? Das führt nur zu belegten Leitungen, überquellenden Posteingängen und ständigen Arbeitsunterbrechungen. Programme wie Slack oder Microsoft Teams schaffen Abhilfe: Per Chat kann das ganze Team miteinander kommunizieren, entweder einzeln oder in der Gruppe. In Slack lassen sich zudem sogenannte Channels zu einem bestimmten Projekt oder Thema anlegen.
Preis Slack: Kostenlos für kleine Teams, kostenpflichtige Modelle ab 6,25 € /Monat
Preis Microsoft Teams: Kostenlos, kostenpflichtige Modelle ab 4,20 €/Monat
Flexible Videotelefonie: Microsoft Teams oder Zoom
Rein schriftliche Kommunikation kann zu Missverständnissen oder unvollständigem Informationsaustausch führen; was fehlt, sind Gestik, Mimik und Tonalität, die viel über die Anliegen anderer Teammitglieder verraten. Speziell klassische Vor-Ort-Meetings lassen sich dadurch nicht ersetzen. Videotelefonie ist daher unerlässlich – auch, um die Nähe zu Kollegen aufrechtzuerhalten.
Meine liebsten Tools für Videotelefonie sind das bereits genannte Microsoft Teams: Hier lassen sich Besprechungen, sprich virtuelle Meetings, mit beliebig vielen Teilnehmern anlegen. Ebenso ist ein normales Telefonat per Knopfdruck auf das entsprechende Icon möglich. Zu den meistgenutzten Videotelefonie-Programmen gehört auch Zoom, das sich durch eine sehr stabile Leitung auszeichnet.
Preis Microsoft Teams: Kostenlos, kostenpflichtige Modelle ab 4,20 €/Monat
Preis Zoom: Kostenlos, kostenpflichtige Modelle ab 13,99 €/Monat
Aufgaben planen, organisieren und koordinieren: Trello, Asana oder Microsoft Planner
Kollege A muss bis Dienstag dieses Dokument einreichen, Kollegin B hat am Donnerstag ein Kundenmeeting und braucht dafür diese Unterlagen – wer viel für sich selbst planen oder im Team Aufgaben abstimmen muss, ist mit Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana oder Microsoft Planner richtig beraten.
Trello liefert mithilfe von Listen, Karten und Fristen einen idealen Überblick über alle anfallenden Aufgaben. Man sieht, wer gerade woran arbeitet, wie weit fortgeschritten die Aufgabe ist und welches Teammitglied für den Abschluss als nächstes einbezogen werden muss. Neben öffentlichen Boards, die von allen Kollegen eingesehen werden können, lassen sich auch private Boards zur persönlichen Planung anlegen.
Asana funktioniert ähnlich wie Trello, hier steht jedoch am Anfang ein persönlicher Bereich im Stil einer To-Do-Liste. Ausgehend von diesem Bereich lassen sich Projekte anlegen und Aufgaben verteilen. Besonders für größere oder schnell wachsende Teams ist Asana besonders empfehlenswert.
Wer das System aus einer Hand bevorzugt ist mit dem Microsoft Planner gut beraten, der in Microsoft Teams integriert werden kann. Die Microsoft 365 Familie bietet hier eine in sich geschlossene Produktpalette, die vor allem dann interessant ist, wenn man nicht zu viele unterschiedliche Tool-Anbieter verbinden möchte.
Preis Trello: Kostenlos, kostenpflichtige Modelle ab 9,99 $/Monat
Preis Asana: Kostenlos, kostenpflichtige Modelle ab 10,99 €/Monat
Preis Microsoft 365: kostenpflichtige Modelle ab 4,20 €/Monat
Ideen gemeinsam visualisieren: Lucidspark
Um Prozesse zu verbessern, neue Produkte zu entwickeln und neue Märkte zu erschließen, braucht es gute Ideen, welche durch gemeinsames Brainstorming entwickelt werden können. Doch die steigende Anzahl an Personen im Homeoffice birgt neue Herausforderungen für die teamübergreifende Zusammenarbeit.
Lucidspark bietet daher einen virtuellen Ort, an dem sich Teams in Echtzeit zum Brainstorming zusammen kommen können. Mit bis zu 100 deutschsprachigen und über 200 englischsprachigen Vorlagen, können virtuelle Teams mithilfe von Post-its, Freihandzeichnungen und Chat-Funktionen besser und effektiver zusammenarbeiten.
Außerdem können kollektive Denkprozesse in den sogenannten Break-out-Rooms in umsetzbare nächste Schritte verwandelt werden. Die Timer- Funktion, sowie auch weitere Features zum Sortieren und Sammeln von Ideen helfen dabei, Brainstorming-Sitzungen effektiv zu managen.
Preis Lucidspark: Kostenlose Testversion verfügbar, kostenpflichtige Modelle ab 6,95€ bzw. 8.00£/Monat
Dokumente gemeinsam bearbeiten: Google Drive (G-Suite) oder luckycloud
Teamarbeit bedeutet immer Austausch – nicht nur in Bezug auf Kommunikation, sondern auch auf Dokumente. Bei der Projektarbeit werden laufend Texte, Tabellen oder andere Dateien untereinander versendet, nicht selten mit Namen wie Version1, Version2 etc. Wer nicht den Überblick verlieren möchte, greift auf Tools wie Google Drive G-Suite zurück.
Das Programm ermöglicht es, Dokumente zu speichern, zu teilen und zu bearbeiten. Dank dem Cloud-Speicher kann von überall auf alle Daten und Ordner zugegriffen werden, sobald die Freigabe erteilt wurde. Dokumente können gemeinsam und gleichzeitig bearbeitet werden. Aber keine Angst vor überschriebenen Inhalten: Selbst wenn ein Kollege wichtige Informationen löscht, besteht die Möglichkeit, auf frühere Versionen zurückzugreifen.
Preis Google Drive (G-Suite): Ab 4,68 €/Monat
Eine Alternative zu Google stellt luckycloud dar: Dank konsequenter Verschlüsselung sind die Daten bei luckycloud sicher und werden garantiert nicht weitergegeben. Ab 5,80€/Monat.
Unterlagen virtuell unterschreiben: DocuSign oder Adobe Sign
Dokumente vom Chef oder Kollegen schnell mal unterzeichnen lassen, ist im Home Office nicht möglich. Zum Glück gibt es virtuelle Alternativen zum Postweg, beispielsweise Docu Sign oder Adobe Sign.
Docu Sign ist ein Tool für elektronische Signaturen, sprich Dokumente wie Verträge können elektronisch signiert und verwaltet werden. Gleiches gilt für Adobe Sign: Über das Cloud-Tool lassen sich Dokumente elektronisch signieren und gleichzeitig die Rechtskraft der erstellten Signatur garantieren.
Virtuelle Unterschriften lohnen sich nicht nur in Corona-Zeiten: Generell kann so Papier und Zeit gespart werden, außerdem sind wichtige Dokumente zugleich digital gesichert.
Preis DocuSign: Kostenpflichtige Modelle ab 9 €/Monat
Preis Adobe Sign: Kostenpflichtige Modelle ab 11,89 €/Monat
Digitale Kaffeepause: Donut by Slack
Teams arbeiten umso besser, je vertrauter die Kollegen miteinander sind. Dieses Vertrauen entsteht nicht nur während der gemeinsamen Arbeit, insbesondere die soziale Interaktion spielt eine entscheidende Rolle.
Im Home Office fallen zufällige Begegnungen in der Kaffeeküche, kurze Privatgespräche oder ausgetauschte Informationen über der Teetasse komplett weg. Abhilfe schaffen Tools wie Donut: Die erweiterte Slack-Funktion verbindet Kollegen per Zufallsgenerator für einen virtuellen Austausch.
Preis Donut: Kostenlos, kostenpflichtige Modelle ab 49 $/Monat
Tools erleichtern die Zusammenarbeit, doch entscheidend ist Kommunikation
Kostenlos und unverzichtbar: Das wichtigste Tool in Zeiten von Home Office ist proaktive Kommunikation. Programme wie Slack & Co. sind nur effektiv, wenn allen Teamkollegen klar ist, welche Kommunikationskultur im neuen Arbeitsalltag vorherrscht.
Mein Tipp: Bevor es ans Werk geht, gemeinsam Regeln aufstellen. Wie häufig werden virtuelle Meetings stattfinden? Welcher Kanal wird dafür favorisiert? In welchem Zeitrahmen bewegt sich die Erreichbarkeit? Sind diese und weitere zentrale Fragen geklärt, läuft es im Home Office schnell ebenso glatt wie im Büro.
In meinem Blog findest du noch weitere Tipps rund um das Thema Home Office, zum Beispiel meine 6 besten Tipps für erfolgreiches Führen aus dem Home Office.
