Die aktuelle Krise stellt viele Unternehmen vor nie dagewesene Herausforderungen, insbesondere die damit verbundenen Home-Office-Regelungen. Um das Tagesgeschäft aus der Ferne aufrechtzuerhalten, sind Führungsqualitäten entscheidender denn je. Folgende Tipps helfen dir dabei, gemeinsam mit deinem Team Hürden zu überwinden und dein Unternehmen für den zukünftigen Arbeitsmarkt vorzubereiten.
1. Tipp: Hab keine Angst vor Kontrollverlust
Das Büro ist menschenleer, die Mitarbeiter arbeiten von zuhause aus – und damit außer Sichtweite. Diese ungewohnte Situation löst bei vielen Chefinnen und Chefs ein Gefühl von Kontrollverlust aus. Die sofortige Verfügbarkeit ist nicht mehr gegeben und stattdessen an ein technisches Medium gebunden. Im Grunde kann der Mitarbeiter selbst entscheiden, ob er gerade erreichbar ist oder nicht.
Auch ich spürte leise Zweifel, als ich in meiner früheren Festanstellung die Umstellung von Präsenz im Büro zu ortsunabhängigem Arbeiten durchführte, obwohl ich selbst die treibende Kraft dahinter war. Mehr dazu erfährst du in meinem Beitrag über Kontrollverlust im Home Office.
Doch keine Sorge: Die anfängliche Angst, die Kontrolle zu verlieren, ist völlig normal. Behalte dabei stets im Hinterkopf, dass du deine Mitarbeiter bisher zwar immer gesehen hast, aber nicht weißt, ob sie deshalb effizienter arbeiteten. Anwesenheit ist kein Garant für konstante Leistung.
Die aktuellen Home-Office-Regelungen sind für alle Neuland und Vertrauen ist jetzt wichtiger denn je für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Trau dich, deine Sorgen mit deinem Team zu teilen: „100% Homeoffice ist neu für mich, aber ich bin davon überzeugt, dass wir das gemeinsam schaffen.“ Hilfreiche Unterstützung findest du bei anderen, Home-Office-erfahrenen Führungskräften oder Bekannten in leitenden Positionen.
2. Tipp: Führe nach Ergebnis, nicht nach Zeit
Folgende Devise sollte in jedem Unternehmen gelten, doch in der aktuellen Situation ganz besonders: Führen nach Ergebnis, nicht nach Zeit. Beharre nicht auf die vertraglich festgelegten Arbeitsstunden pro Woche, achte mehr auf erreichte Ziele und erledigte Aufgaben.
Setze gemeinsam mit deinem Team Wochen- oder Monatsziele und überprüfe diese in den nächsten Wochen, um so die optimale Auslastung zu ermitteln. In meiner Zeit als Führungskraft war ich weniger interessiert, ob meine Mitarbeiter ihre Stundenzahl exakt einhalten, solange Sie Ergebnisse lieferten. Zugegeben, dafür muss erst ein Umdenken stattfinden, immerhin wurden Chefinnen und Chefs jahrzehntelang dazu angehalten, Anwesenheit und Kontrolle an erste Stelle zu setzen.
In Zeiten wie diesen sind Kennzahlen wie der Umsatz zweitrangig und ohnehin nicht explizit aussagekräftig. Richte deinen Fokus zuerst darauf, die Art und Weise der Zusammenarbeit zu strukturieren. Dies gehört zu den grundlegenden Aufgaben einer Führungskraft und sollte nie aufgeschoben oder gänzlich vernachlässigt werden.
3. Tipp: Erstelle gemeinsam mit deinem Team allgemeine Home-Office-Leitlinien
Vertrauen ist ein wichtiger Aspekt für einen reibungslosen Workflow im Home Office, ebenso wie ein Teamkodex mit allgemeinen Richtlinien. Diesen solltest du noch vor Beginn der Heimarbeit zusammen mit deinen Mitarbeitern anlegen. Nimm dir unbedingt die Zeit dafür, denn eine 1:1-Übertragung der bisherigen Büroarbeit wird nicht zu einem erfolgreichem Home-Office-Arbeitsalltag führen.
Wichtig dabei ist, für jede Regelung einen Kompromiss zu finden, mit dem alle Mitarbeiter einverstanden sind. In meinen Schulungen reiche ich den Teilnehmern einen Zettel, auf dem sie anonym angeben sollen, wie lange man sich ihrer Meinung nach für die Reaktion auf eine E-Mail Zeit lassen darf. Das Ergebnis: Unterschiedliche Antworten, die zwischen einer Stunde bis ein, zwei Tagen rangieren.
Dieses Beispiel mag wie eine Kleinigkeit wirken, doch je mehr sich diese häufen, umso mehr wächst die Verstimmung im Team. Im Büro siehst du, dass ein Kollege den ganzen Tag von Meeting zu Meeting hetzt und deshalb keine Mails beantworten kann. Im Home Office weißt du das nicht immer. Kommunikation untereinander ist deshalb das A und O – gerade weil sie nicht mehr automatisch passiert.
Zu dem Fragen, die du und dein Team unbedingt gemeinsam klären sollten, gehören:
- Arbeiten wir nur ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig?
- Ist es beispielsweise in Ordnung, nachmittags einkaufen zu gehen und dafür abends die Präsentation fertigzustellen?
- Ist es für das Team wichtig, dass alle zur selben Zeit online sind oder genügen zwei bis drei Zeitabschnitte mit Pflichtpräsenz für Meetings oder Ähnliches?
4. Tipp: Stärke den Teamspirit, schaffe Zusammenhalt
Getrennt von Kollegen und dem gewohnten Arbeitsumfeld fällt es manchen Home-Office-Neulingen schwer, sich gezielt auf ihre Aufgaben zu konzentrieren. Umso wichtiger ist es, dass du als Führungskraft Strukturen schaffst, eine regelmäßige Agenda. Audiovisuelle Kommunikation ist dabei essenziell: Fehlende Mimik und Gestik, wie es am Telefon der Fall ist, führen häufig zu Missverständnissen. Allerdings braucht es bei Videoanrufen Fingerspitzengefühl, denn die Privatsphäre der Mitarbeiter muss gewahrt werden. Moderne Software wie Microsoft Teams oder Zoom ermöglichen es zum Beispiel, den Hintergrund und damit die eigenen vier Wände auszublenden.
Mein Tipp: Vereinbare mit jedem Teammitglied einen wöchentlichen Videocall-Termin. In dieser Zeit könnt ihr darüber sprechen, wie es demjenigen geht, woran er momentan arbeitet und welche Kapazitäten er hat. Der Pluspunkt dabei: Deine Mitarbeiter fühlen sich nicht vernachlässigt und der gefühlte Kontrollverlust verschwindet. Bereits nach kurzer Zeit wirst du merken, ob etwas nicht rund läuft und wo gegebenenfalls nachgeholfen werden muss.
Zusätzlich solltest du – je nach Bedarf täglich, zwei Mal wöchentlich oder nur einmal wöchentlich – einen Videocall mit dem gesamten Team durchführen, um den Teamspirit aufrechtzuerhalten und über Projektfortschritte auf dem Laufenden zu bleiben. Auf diese Weise lassen sich auch Konflikte gut lösen.
Aber: Soziale Interaktionen dürfen in Home-Office-Zeiten nicht auf der Strecke bleiben. Die julitec GmbH eröffnet zum Beispiel jeden Tag zwischen 14:00 und 14:30 Uhr einen virtuellen Meetingraum, in der sich alle zur bezahlten Kaffeepause einfinden können. Im Firmenbüro finden solche Treffen schließlich ebenfalls während der Arbeitszeit statt.
5. Tipp: Entlaste Mitarbeiter mit Kindern
Quarantäne mit jüngeren Kindern ist nicht leicht zu meistern. Kommt dann noch die Arbeit hinzu, meist für beide Partner gleichzeitig, wird der Alltag zur Multitasking-Probe. Umso wichtiger ist es, diese Mitarbeiter zu entlasten und ihnen nur jene Aufgaben zu übertragen, die oberste Priorität haben.
Ich empfehle, Eltern nicht nur ortsunabhängiges, sondern zusätzlich zeitunabhängiges Arbeiten zu genehmigen. Nicht alle Tätigkeiten müssen in Anwesenheit aller durchgeführt werden, vieles lässt sich abends erledigen, wenn die Kinder im Bett sind. Überlasse es deinen Mitarbeitern, ihren Tag individuell zu strukturieren. Ohne den zusätzlichen Stress haben sie den Geist frei für anliegende Arbeiten.
6. Tipp: Statte dein Team mit den richtigen Tools aus
Für erfolgreiches Home Office im gesamten Team braucht es das passende Handwerkszeug – in diesem Fall die richtige technische Infrastruktur. Die interne Kommunikation ausschließlich per E-Mail fortzuführen ist nicht ratsam. Überlege, welche Tools du für den Arbeitsalltag am dringendsten benötigst und schule deine Mitarbeiter im Umgang mit ihnen.
Zu den Basics gehört Kommunikationssoftware wie Slack, Zoom oder Microsoft Teams. Die Bedienung ist einfach und intuitiv, es können Gruppen erstellt, Dateien geteilt, Chats eröffnet und Telefonate geführt werden.
In diesem Artikel findest du eine Liste der besten Tools für Teams im Home Office.
Erfolgreiches Home Office ist keine Frage des Könnens, sondern des Wollens
Viele Unternehmen beweisen, dass man als Führungskraft auf Dauer ortsunabhängig arbeiten kann. Basis dafür ist, eine neue Kultur der Zusammenarbeit zu schaffen und Führung noch ernster zu nehmen – selbst wenn das bedeutet, sich aus dem operativen Geschäft etwas zurückzuziehen.
Vertrauen und Kommunikation sind die Grundpfeiler dieser Basis. Mache jedoch nicht den Fehler und schließe von dir auf andere: Nur weil du selbst proaktiv kommunizierst, kannst du nicht automatisch davon ausgehen, dass sich deine Mitarbeiter ebenso verhalten. Mit der Zeit findet jedes Team seinen eigenen, richtigen Mittelweg.
Denke außerdem daran: Nicht für jeden ist die Art der Selbstorganisation, die ortsunabhängiges Arbeiten voraussetzt, ein Leichtes. Home Office braucht Einarbeitungszeit und diese musst du deinen Mitarbeitern zugestehen. Biete ihnen Unterstützung an und entwickle ein Gespür dafür, was sie benötigen – dafür sind besonders die Einzelgespräche äußerst hilfreich.
Nutze die Chance dieser unfreiwilligen Veränderung
Das Abenteuer Home Office mag für dich überraschend gekommen sein, doch es birgt einige langfristige Vorteile. Du hast die Chance, dich deinen Mitarbeitern eingehender zu widmen und so eine bessere Führungskraft zu werden.
Außerdem solltest du dir klar machen: Home Office und ortsunabhängiges Arbeiten wird auch ganz unabhängig von Corona kommen. Die Quarantänemaßnahmen haben Prozesse in Gang gesetzt, die normalerweise noch Jahre gedauert hätten und stellen somit einen großen Schritt in Richtung New Work dar. Meine Prognose lautet: In fünf Jahren werden Unternehmen, die keine Home-Office-Regelungen anbieten, kaum noch gute Mitarbeiter finden und halten können.
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