GetRemote Interview mit Ghostthinker

Die Ghostthinker GmbH ist ein Beratungs- und Technologieunternehmen, das Sportorganisationen, Hochschulen und Unternehmen im Bereich Lernen mit digitalen Medien unterstützt. In partnerschaftlicher Zusammenarbeit mit ihren Kunden entwickeln sie methodisch-didaktische Konzepte für Online- und Blended-Learning-Formate und stellen die passenden Lerntechnologien bereit.

Steckbrief

• Unternehmen: Ghostthinker GmbH
• Mitarbeiteranzahl: 25
• Modell: Full Remote (mit Büro-Option)
• Interviewpartner/in: Svenja Gliem, Marketing & Account Managerin

Wie genau sieht euer flexibles Arbeitsmodell aus?

Wir haben zwei Büros, eines in Augsburg und eines in Traunstein. Wer möchte, kann die ganze Woche, an einzelnen Tagen oder auch nur für ein paar Stunden von dort aus arbeiten (zu Zeiten der Corona-Pandemie gilt diese Flexibilität natürlich nur eingeschränkt).

Etwa die Hälfte unsere Mitarbeitenden wohnen in der näheren Umgebung eines Büros und die meisten von ihnen nutzen die Möglichkeit, dort mit anderen Teammitgliedern zusammenzukommen oder einen Tapetenwechsel zu haben, gerne regelmäßig oder zumindest gelegentlich.

Die restlichen Mitarbeitenden wohnen verteilt in Deutschland oder zeitweise im Ausland und arbeiten remote aus dem Home Office. Ich selber verbringe zum Beispiel gerade knapp drei Monate auf der portugiesischen Insel Madeira, um dem deutschen Winter zu entfliehen und in meiner Freizeit beim Wandern und Trailrunning die Insel zu erkunden.

All unsere Arbeitsprozesse und Tools sind darauf ausgelegt, dass es keinen Unterschied macht, wo sich die einzelnen Teammitglieder gerade aufhalten. So empfindet niemand Druck, irgendwo vor Ort präsent sein zu müssen um nichts zu verpassen, sondern kann den Arbeitsort flexibel und den persönlichen Präferenzen entsprechend wählen.

Mindestens zweimal im Jahr kommen wir jedoch im Rahmen von ein- oder mehrtägigen Kunden- und Team-Events alle an einem Ort zusammen. Wir hoffen, diese Tradition 2021 weiterführen zu können, nachdem die Events 2020 pandemiebedingt in der virtuellen Welt stattfinden mussten.

Denn so sehr wir Remote Work schätzen: Es ist sehr bereichernd und motivierend, an bestimmten Terminen die eigenen Teammitglieder und Kunden persönlich zu treffen und sich vor Ort in Workshops, bei gemeinsamen Freizeitaktivitäten oder einem After-Work-Drink auszutauschen. Diesen Spirit nehmen wir dann mit in die tägliche Arbeit und er stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team und mit Kunden ungemein.

Mit welchen Tools arbeitet ihr?

Wir haben ein Set an digitalen Tools, dass die Kommunikation und Zusammenarbeit problemlos remote möglich macht.

Eine zentrale Rolle spielt Slack, das im Prinzip unser virtuelles Büro mit unterschiedlichen Team- und Themenzimmern darstellt. Hier findet die meiste Kommunikation statt, sei es schriftlich oder per Videocall. Der Slack-Status gibt außerdem Aufschluss über die Aktivitäten und Verfügbarkeiten aller Teammitglieder.

Für die schriftliche Planung, Ausarbeitung oder Dokumentation von Aktivitäten nutzen wir Google Docs. Hier können mehrere Personen synchron oder asynchron an den gleichen Themen und Dokumenten arbeiten und über die Kommentar- und Taggingfunktionen Fragen stellen oder Feedback geben.

Darüber hinaus arbeiten wir sowohl in der Entwicklung, als auch im Customer-Success– Team mit Projektplanungs-Tools wie Asana und jira, mit dem cloudbasierten Filehosting- Dienst Dropbox und natürlich mit unserem eigenen Produkt, der Lern- und Kollaborationsumgebung edubreak®CAMPUS. Über die dort integrierte Videokonferenzlösung finden die meisten größeren internen und externen Meetings oder auch asynchrone Videokommunikation innerhalb des Teams und von der Geschäftsführung statt.

Die Aufzeichnungen werden automatisch in unsere Campusumgebung hochgeladen, sodass sie auch im Nachgang noch angesehen und in unserem interaktiven Video-Player kommentiert und diskutiert werden können.

Klassische Kommunikationstools wie E-Mails oder Handytelefonate verwenden wir fast ausschließlich nur in der externen Kommunikation mit Kunden und Partnern.

Warum habt ihr euch dafür entschieden, mit eurem Team ortsunabhängig zu arbeiten?

Die ortsunabhängige Arbeitskultur bei Ghostthinker hat sich seit der Gründung 2005 ganz natürlich entwickelt, lange bevor Begriffe wie „Remote Work“ oder „digitales Nomadentum“ ihren Hype erfuhren.

Von Beginn an durften alle Beteiligten in unserem Unternehmen, vom Gründer bis zur Werkstudentin, von dort aus arbeiten, wo sie sich am wohlsten fühlen und am produktivsten sind. Sei das in einem unserer Büros, am heimischen Schreibtisch, in einem Co-Working-Space oder in einem airbnb in einem anderen Land.

Die Flexibilität, nicht tagein, tagaus, 9-to-5, an einen festen Büroarbeitsplatz gebunden zu sein, ist sehr kreativitätsfördernd und inspirierend. Durch die unterschiedlichen Arbeitsorte und -charaktere strömen vielseitige Einflüsse und Ideen in unser Unternehmen.

Darüber hinaus bietet die Verteilung auf verschiedene Regionen Deutschlands gerade im Customer-Success-Team den ganz praktischen Vorteil, all unsere Kunden und Partner relativ schnell für persönliche Gespräche und Workshops vor Ort erreichen zu können.

Arbeitet ihr nur ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig?

Wir arbeiten nicht komplett zeitunabhängig, bieten jedoch bezüglich der Arbeitszeiten eine große Flexibilität. Zwar gibt es sowohl im Entwicklungs- als auch im Customer-Success- Team eine tägliche Abstimmung zum Tagesstart, an der nach Möglichkeit alle Teammitglieder teilnehmen sollen.

Daneben gibt es weitere wöchentliche und monatliche Regeltermine sowie Servicezeiten im Support, die bereits im Voraus bekannt sind und von den entsprechenden Personen eingeplant werden.

Wie die restliche Arbeitszeit über den Tag verteilt wird und wann und wie oft Pausen eingelegt werden, ist hingegen jedem selbst überlassen. Jeder soll die Freiheit haben, auch tagsüber Zeit für die Familie, für Sport oder sonstige Aktivitäten zu haben und seine Arbeitszeiten mit den persönlichen Präferenzen in Einklang zu bringen.

Natürlich sind eine gewisse Abstimmung und Planbarkeit nötig. Deshalb trägt jeder im Voraus für mehrere Wochen oder Monate die geplanten Arbeitszeiten im Kalender ein, sodass interne und externe Meetings entsprechend getimed werden können.

Liegen keine Meetings an oder kommen wichtige private Verpflichtungen dazwischen, kann die persönliche Zeitplanung natürlich auch kurzfristig noch angepasst werden. Über die Kalendereinträge und den Status in Slack ist jederzeit für alle anderen ersichtlich, wann eine Person verfügbar ist.

Worauf sollten Unternehmen besonders achten, die Home Office und Remote Work gerade neu etablieren?

Ob ein ortsunabhängiges Arbeitsmodell funktioniert, steht und fällt mit den Personen, die es umsetzen.

Zum einen muss die Geschäftsführung eine klare Vision des Idealzustandes haben und entsprechende Tools, Prozesse und Strukturen für die Kommunikation und die Zusammenarbeit zur Verfügung stellen. Sie und/oder die Führungskräfte auf weiteren Ebenen sollten außerdem stets ein offenes Ohr für die Mitarbeitenden haben, das Remote- Teambuilding fördern und aktiv mitverfolgen, ob die Arbeitsprozesse wie gewünscht funktionieren und die Mitarbeitenden und Kunden zufrieden sind.

Damit ist keine zwanghafte Kontrolle gemeint, sondern eher der Aufbau eines sehr guten Vertrauensverhältnisses, einer sinnstiftenden Meetingkultur und eines orientierungsbietenden Ziel-Frameworks.

Zum anderen ist es wichtig, dass die Mitarbeitenden eigenständig und motiviert arbeiten, die gebotenen Kommunikationskanäle für den Austausch mit dem Team nutzen und eine gemeinsame Vision und Mission verfolgen. Auch persönliche Themen und Spaß dürfen nicht zu kurz kommen.

Es ist also völlig in Ordnung und sogar wichtig, dass in Teammeetings auch mal über private Themen gesprochen und Scherze gemacht werden oder gemeinsame After-Work-Aktivitäten stattfinden. So entsteht ein gemeinsamer Spirit, der trotz räumlicher Distanz verbindet, motiviert und letztlich einen Schlüsselfaktor für den Unternehmenserfolg darstellt.

Drei gute Gründe, warum mehr Unternehmen ihr Team ortsunabhängig(er) aufstellen sollten?

Neben den bereits erwähnten Vorzügen, dass Mitarbeitende aufgrund der freien Wahl des Arbeitsortes zufriedener, kreativer, produktiver und womöglich auch physisch und psychisch gesünder leben und arbeiten, sehe ich aus Unternehmenssicht folgende wirtschaftlichen Gründe:

1. Die Suche nach qualifizierten, motivierten und zur Unternehmenskultur passenden Mitarbeitenden beschränkt sich nicht auf einen oder einzelne Standorte. So kann das Unternehmen das Potenzial und die Diversität eines riesigen deutschland-, europa- oder gar weltweiten Arbeitsmarktes nutzen.
2. Die Möglichkeit, auch unabhängig von Corona remote arbeiten zu können, wird aktuell erst von wenigen Unternehmen geboten, ist arbeitnehmerseitig jedoch sehr gefragt. Somit stellt sie einen (noch) seltenen Benefit dar, der das Unternehmen für kluge, kreative Köpfe attraktiv macht und in den nächsten Jahren im “War for Talents” eine große Rolle spielen wird.
3. Remote Work bietet Unternehmen einige Kostenvorteile. Zum einen fallen keine oder geringere Bürokosten an, zum anderen können gegebenenfalls, je nach den Lebensmittelpunkten der Mitarbeitenden und den entsprechenden Lohnniveaus, auch die Personalkosten geringer ausfallen.