GetRemote Interview mit HRworks

Das gesamte Personalmanagement in einer einzigen Software: HRworks vereint alle zentralen HR-Funktionen mitsamt digitaler Reisekostenabrechnung in nur einem Tool.

Ob Personalverwaltung, Zeitwirtschaft oder Lohn- und Gehalt, mithilfe digitaler Workflows gehören Aktenschränke und Excel-Listen in allen HR-Bereichen der Vergangenheit an.

Mit über 20 Jahren Erfahrung als Softwareentwickler bietet HRworks durchdachte Prozesse, die Personalmanagement effizienter und transparenter gestalten. Gerade kleine und mittlere Unternehmen in der DACH-Region setzen auf die flexible Cloud-Lösung, um sämtliche Funktionen der Software überall zu nutzen ‒ auch von unterwegs und zu Hause aus.

Steckrief

• Unternehmen: HRworks GmbH
• Mitarbeiterzahl: 80+
• Modell: Half Remote
• Interviewpartnerin: Ivana Baumann, HR Business Partnerin

Wie genau sieht euer flexibles Arbeitsmodell aus?

Gerade während der Lockdown-Phasen haben wir allen Mitarbeitern ermöglicht, vollständig von zu Hause aus zu arbeiten. Inzwischen sind wir zu einem hybriden Arbeitsmodell gewechselt, um den Teamzusammenhalt sowie den fachlichen und persönlichen Austausch zu stärken: Jeder Mitarbeiter hat nun die Option, an zwei frei wählbaren Tagen in der Woche mobil zu arbeiten.

Mit welchen Tools arbeitet ihr?

Unsere Personalmanagement-Software HRworks vereinfacht die mobile Arbeit enorm ‒ beispielsweise, indem unsere Mitarbeiter einen Homeoffice-Tag mit nur einem Klick im System buchen können. Von der Zeiterfassung bis zum Stellen eines Urlaubsantrags verwenden unsere Mitarbeiter genauso wie ich als Personalerin unsere Software, um sämtliche HR-Themen digital und ortsunabhängig zu nutzen.

So habe ich als HR Business Partnerin jederzeit Zugriff auf Personalakten, Verträge sowie auf die Lohn- und Gehaltsfunktion, wodurch ich meine Arbeit im HR-Bereich an jedem Ort der Welt durchführen kann.

Neben HRworks setzen wir außerdem auf verschiedene weitere Cloud-Lösungen zur Kooperation und Kommunikation. Zum Beispiel arbeiten wir mit Google Workspace, um Termine zu verwalten, Videokonferenzen zu planen und um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Ebenso verwenden wir ‒ abhängig vom Einsatzzweck ‒ Trello, Asana oder auch Jira, um unsere tägliche Arbeit zu organisieren.

Warum habt ihr euch dafür entschieden, in euren Teams ortsunabhängig zu arbeiten?

Durch unsere Standorte in Freiburg, Berlin und Frankfurt waren unsere Mitarbeiter bereits gewohnt, ortsunabhängig zusammenzuarbeiten. Als dann durch Corona die Notwendigkeit entstand, vorübergehend Full Remote zu arbeiten, war das die Gelegenheit, um das Thema Remote Work ganz grundsätzlich auf die Agenda zu setzen.

Ausschlaggebend für die Entscheidung für unser hybrides Arbeitsmodell war, dass wir unseren Mitarbeitern größere Flexibilität bieten wollten, um Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen.

Arbeitet ihr (nur) ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig?

Wir haben eine Kernarbeitszeit, um unsere Kunden bei Fragen und Anliegen optimal zu betreuen. Außerdem erleichtert die Anwesenheit aller Mitarbeiter zu bestimmten Zeiten die Abstimmungsprozesse zwischen Arbeitskollegen. Davon abgesehen sind jedoch alle Mitarbeiter flexibel in ihrer Arbeitszeitgestaltung.

So fangen manche Kollegen schon am frühen Morgen an, während andere lieber im Verlauf des Vormittags mit ihrer Arbeit beginnen.

Worauf sollten Unternehmen besonders achten, die Homeoffice und Remote Work gerade neu etablieren?

Wenn Geschäftsführer und Inhaber in ihrem Unternehmen mobiles Arbeiten einführen wollen, dann ist eine Erkenntnis besonders wichtig: Remote Work ist nicht nur auf eine geeignete technische Infrastruktur angewiesen, sondern muss auch gelebt werden. In der Praxis bedeutet das, eine ganze Reihe von Punkten zu beachten:

• Sicherstellen, dass die erforderliche Technik vorhanden ist: Um Remote zu arbeiten, benötigen Mitarbeiter sowohl die notwendigen Geräte ‒ wie Notebooks oder Headsets ‒ als auch passende Software zur Kooperation und Kommunikation. Nur mit der richtigen technischen Ausstattung ist Remote Work überhaupt erst möglich.
• Kommunikation sicherstellen: Es ist wichtig, Formate für den Austausch und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu schaffen. Und zwar für den fachlichen als auch den privaten Austausch. Ansonsten erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sich Mitarbeiter zu Einzelkämpfern entwickeln oder ihre Motivation verlieren.
• Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter haben: Gerade Vorgesetzte und Teamleiter stehen vor der Herausforderung, dass sie durch Remote Work nicht mehr im selben Maße Einblick in die Arbeit ihrer Mitarbeiter haben, so wie dies vor der räumlichen Trennung der Fall war. Jeden Schritt seiner Angestellten zu kontrollieren, ist unter diesen Bedingungen zum einen sehr aufwendig und führt zum anderen auf Mitarbeiterseite im Extremfall zu Frustration. Darum ist ein Grundvertrauen in die eigenen Mitarbeiter eine wichtige Voraussetzung für erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice.
• Mitarbeitern Remote Work freistellen: Es gibt verschiedene Typen von Menschen ‒ manche arbeiten besser zu Hause, andere besser im Büro. Mobiles Arbeiten sollte daher immer eine Option bleiben und keine Pflicht werden, solange es die Umstände erlauben.

Funktioniert erfolgreiches Führen auf räumliche Distanz anders als im Büro?

Absolut. Es ist viel einfacher den Überblick zu behalten, wenn alle Teamkollegen im selben Büro sitzen. Die Kommunikation erfolgt spontaner, sodass sich viele Aufgaben und Fragen auf Zuruf klären lassen. Und was oft vergessen wird: Das soziale Miteinander, das so wichtig für den Teamzusammenhalt und die Produktivität ist, findet in diesem Rahmen praktisch von alleine statt. Das alles fällt bei Remote Work weg, wodurch sich der Aufwand für Kommunikation, Koordination und Kollaboration erheblich erhöht.

Um remote erfolgreich zu führen, müssen Vorgesetzte und Teamleiter sich intensiver mit ihren jeweiligen Mitarbeitern beschäftigen. Sprich: Sie müssen mehr nachfragen, indem sie sich zum Stand der Projekte ihrer Teammitglieder erkundigen, zugleich aber auch in Erfahrung bringen, wie es den jeweiligen Mitarbeitern dabei geht.

Ebenso relevant ist es, sowohl innerhalb von Abteilungen als auch abteilungsübergreifend Anlässe zu schaffen, die über das rein Berufliche hinausgehen. In unserem Unternehmen haben wir beispielsweise gemeinsame Mittagessen mit Mitarbeitern aus verschiedenen Unternehmensbereichen organisiert oder Events wie ein Team-Quiz veranstaltet.

Mit welchem Vorurteil werden ortsunabhängige Teams oft konfrontiert und wie würdest du es entkräften?

Das häufigste Vorurteil ist sicherlich, dass Mitarbeiter ihre Zeit zu Hause nutzen, um sich mit vielen Dingen zu beschäftigen ‒ nur nicht mit ihrer Arbeit. Wir haben jedoch sehr gute Erfahrungen mit Remote Work gemacht. Unsere Mitarbeiter bringen sich auch von zu Hause aus voll in ihre Aufgaben ein.

Drei gute Gründe, warum mehr Unternehmen ihr Team ortsunabhängig(er) aufstellen sollten?

Erstens erhöht die Möglichkeit remote zu arbeiten die Mitarbeiterzufriedenheit. Dank mobilem Arbeiten lassen sich Beruf und Privatleben viel einfacher miteinander vereinen. Und wie Studien zeigen, sind zufriedene Mitarbeiter eindeutig produktiver ‒ jedes Unternehmen sollte also ein Interesse an zufriedenen Angestellten haben. Viele Arbeitnehmer wünschen sich mittlerweile mehr Flexibilität in ihrer Lebensgestaltung.

Zweitens entwickelt sich dadurch Remote Work zu einem Vorteil im Wettbewerb um die besten Fachkräfte. Firmen, die Homeoffice anbieten, haben die Möglichkeit, sich potenziellen Bewerbern als attraktiver Arbeitgeber zu präsentieren.

Und drittens beschleunigt die Einführung von Remote Work die Digitalisierung im eigenen Unternehmen. Denn um mobil zu arbeiten, ist es erforderlich, die notwendige technische Infrastruktur zu schaffen und damit einhergehend eine Unternehmenskultur zu etablieren, die diese neue Art zu arbeiten unterstützt. Das ist umso wichtiger, da beim Thema Digitalisierung deutsche Unternehmen im internationalen Vergleich oft noch weit hinterherhinken.

Welchen Tipp hast du für Leute mit dem Wunsch nach einer
ortsunabhängigen Festanstellung?

Sich selbst gut zu kennen, ist eine elementare Voraussetzung, um sich für oder gegen ortsunabhängiges Arbeiten zu entscheiden. Was für ein Arbeitstyp bin ich? Arbeite ich gerne alleine oder brauche ich die Gesellschaft anderer? Bin ich selbstständig und organisiert genug, um mir selbst einen Rahmen zu schaffen, um produktiv meine Arbeit anzugehen? Sprechen die Antworten auf diese Fragen deutlich für mobiles Arbeiten, bleibt noch zu klären, ob ein geeigneter Homeoffice-Platz zur Verfügung steht, der ungestörtes Arbeiten ermöglicht.

Sind alle Vorbedingungen für mobiles Arbeiten erfüllt, geht es ins Gespräch mit dem (potenziellen) Arbeitgeber. Hier gilt es, den Wunsch nach einer ortsunabhängigen Festanstellung rechtzeitig und transparent zu kommunizieren, um die Spielräume für Remote Work auszuloten, sodass am Ende beide Seiten die optimale Lösung finden.