Ortsunabhängig arbeiten bei Lingoda

Lingoda ist Europas führende Online-Sprachschule. Mit mehr als 150 Mitarbeitern läuft das Unternehmen komplett remote. Jennifer Schoepe, Head of People and Culture gibt uns einen Einblick in die Arbeitskultur.

GetRemote Interview mit Lingoda

Wir sind Lingoda. Europas führende Online-Sprachschule.

Mit Lingoda wird Sprachenlernen leichter, bequemer und für alle zugänglich. Wie bieten live Online-Sprachunterricht in Englisch, Business Englisch, Deutsch, Spanisch und Französisch mit qualifizierten muttersprachlichen Lehrern an. Unsere Mission ist es, auch Menschen mit sehr wenig Zeit und einem vollen Terminkalender die Gelegenheit zum Sprachenlernen zu geben – jederzeit, überall

 

Steckbrief

  • Unternehmen: Lingoda GmbH
  • Mitarbeiterzahl: 172
  • Modell: Full Remote
  • Interviewpartner: Jennifer Schoepe, Head of People and Culture

 

Wie genau sieht euer flexibles Arbeitsmodell aus?

Unser Team besteht aus über 150 Mitarbeitern und wir arbeiten komplett remote. 59 % unserer Mitarbeiter wohnen in Berlin und 41 % arbeiten von anderen Standorten (beispielsweise andere Städte in Deutschland, Europa und der Welt). Jeden Monat nehmen viele neue Kollegen vollständig remote beim Onboarding teil und wir haben große Pläne, mehr als 80 Leute bis zum Ende des Jahres 2021 einzustellen.

Vor Ausbruch der Pandemie haben die meisten Lingodies (so nennen wir unsere Mitarbeiter gerne) in unserer Zentrale im Herzen Berlins gearbeitet. Da wir aber ein EdTech- Unternehmen sind, haben wir immer an das Potenzial des Internets geglaubt: Unser gesamtes Geschäftsmodell basiert auf der Kombination der Effektivität des Unterrichts in Präsenzkursen und der Bequemlichkeit der digitalen Welt.

Daher war dieser Übergang auch relativ naheliegend für uns. Geholfen hat uns hierbei vor allem, dass wir bereits vor der Pandemie Best Practices für das Remote-Arbeiten entwickelt haben, zum Beispiel mit unserem Team von 15 vollständig remote arbeitenden Ingenieuren und Entwicklern.

Wie viele andere Unternehmen haben auch wir während der Pandemie die unglaublichen Möglichkeiten entdeckt, die ortsunabhängiges Arbeiten bringen kann. Aber natürlich denken wir auch darüber nach, wie wir uns langfristig organisieren.

Wir folgen den offiziellen Richtlinien der Regierungen immer sehr genau. Aktuell ist es zum Beispiel so, dass nur 25 Personen in unserem Büro erlaubt sind, und es ist uns sehr wichtig, immer alle notwendigen Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten.

 

Mit welchen Tools arbeitet ihr?

  • Tools, die uns bei der Kommunikation und Zusammenarbeit im Team helfen, wie zum Beispiel Zoom, Slack, Google Suite, usw.
  • Tools, die uns beim Projektmanagement helfen, wie zum Beispiel Asana, dank dem wir Ticket-Systeme für einige unserer Abteilungen eingeführt haben, sowie für BI, HR, die Finance und unsere Creative Department. Damit konnten wir die Interaktion mit diesen Teams reibungslos und für alle Beteiligten effektiv gestalten. Wir verwenden auch Jira in unserem Ingenieurteam.
  • Für die Personalverwaltung verwenden wir Tools wie Personio.

 

Warum habt ihr euch dafür entschieden, ortsunabhängig mit eurem Team zu arbeiten?

Wir haben im März 2020 zu der Remote-Arbeit gewechselt, da die Pandemie zu diesem Zeitraum ausbrach.

Wie ich bereits erwähnt habe, haben wir gemerkt, dass die Produktivität unserer Mitarbeiter in keiner Weise darunter gelitten hat (wie auch viele andere Unternehmen dies bemerkt haben). Allerdings war es für uns sehr wichtig, die körperliche und mentale Gesundheit unserer Mitarbeiter stetig zu überprüfen, daher führten wir regelmäßige Umfragen durch, um laufend Feedback zu erhalten und entsprechend darauf zu reagieren.

Zum Beispiel werden Gespräche in einem dezentralen Arbeitsumfeld sehr schnell sehr arbeitsbezogen, wodurch es schwieriger wird, eine persönliche Bindung aufzubauen. Daher haben wir die folgenden Maßnahmen durchgeführt, um den Austausch zu verbessern:

  • Tägliche Team-Standups
  • 15-minütige Quizze zwei Mal pro Woche
  • Chatroulette ein Mal pro Woche
  • Eine Weihnachtsfeier mit einem virtuellen „Escape Game“
  • Virtuelle Events innerhalb des Teams: Musik-Quiz, 2 Wahrheiten und 1 Lüge, Comedyclub, Yoga-Kurse, und vieles mehr
  • Nachdem der Lockdown etwas gelockert wurde, boten wir Kollegen auch an, sich zu einem „Walk and Talk“-Meeting zu treffen, anstatt das Meeting über Zoom abzuhalten, wenn sie darauf Lust haben.

Für neue Mitarbeiter, deren Einarbeitung online ablief, haben wir einen virtuellen Plan erstellt, dem sie folgen konnten, um sicherzugehen, dass sie unsere Mission, unsere Vision, unseren aktuellen Stand und ihren direkten Einfluss auf unser Unternehmen kennen.

Um die Integration neuer Lingodies zu erleichtern, haben wir auch ein Buddy-System eingeführt, was es für neue Mitarbeiter einfacher machen sollte, sich besser mit dem Team vertraut zu machen.

 

Arbeitet ihr (nur) ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig?

Wir alle arbeiten ortsunabhängig und seit der zweiten Jahreshälfte 2020 haben wir auch angefangen, neue Mitarbeiter auf diese Weise einzustellen.

Wir arbeiten aber noch nicht zeitunabhängig. Wir bitten unsere Mitarbeiter immer, ihre Arbeit mit maximal 2 Stunden Zeitabweichung von der MEZ-Zeitzone zu erledigen.

Wir waren jedoch schon immer relativ flexibel was die Arbeitszeiten anging. Da sich die Vorschriften für den Heimunterricht geändert hatten, haben wir vor allem seit letztem Jahr noch mehr Freiheiten für Eltern eingeführt, damit sie die beste Lösung hinsichtlich ihrer Arbeitszeiten mit ihrem Manager finden konnten.

 

Worauf sollten Unternehmen besonders achten, die Home-Office und Remote- Arbeit gerade neu etablieren?

Ein wichtiger Punkt ist, ihren Mitarbeitern die notwendigen Arbeitsutensilien bereitzustellen. Neben der Freiheit, dass unsere Mitarbeiter natürlich alles aus dem Büro benutzen können, was sie brauchen, haben wir auch zwei Mal im Jahr finanzielle Unterstützung geleistet (ein Mal im Frühjahr, um sie bei der Einrichtung ihres Home-Office zu unterstützen und ein Mal im Winter, um ihre Mehrkosten für Strom, Heizung, usw. zu kompensieren).

Kommunikation ist auch ein sehr wichtiger Punkt – einerseits bei der Vermittlung der Informationen, aber auch bei die Bereitschaft, zuzuhören.

Um den ersten Aspekt zu erleichtern, veranstalten wir bei Lingoda monatliche „Company Huddles“ – unternehmensweite Teambesprechungen, bei denen wir uns über das Unternehmenswachstum und die aktuellen Ereignisse in allen Abteilungen austauschen.

Dank der Break-Out-Sessions in Zoom haben wir auch Kaffeepausen während der Huddles, bei denen wir immer 10 Minuten reservieren, um uns untereinander auszutauschen und besser kennenzulernen.

Ein weiterer Punkt, den ich ansprechen möchte, ist unser internes Wiki. Das ist eine Art virtuelles Archiv, auf dem wir alle Informationen zu verschiedenen Teams (also, wer was erledigt) sowie die Vorgänge innerhalb des Unternehmens speichern, damit jeder dauerhaft Zugang zu diesen Informationen hat.

Ein zweiter Punkt: Mein Team und ich reservieren immer ein paar Stunden pro Woche dafür, in Zoom erreichbar zu sein, damit jeder Mitarbeiter, der etwas mit uns zu besprechen hat, dies in in aller Ruhe tun kann.

Abschließend sollte man dazu bereit sein, in seine Mitarbeiter zu investieren, um ihnen das Gefühl zu vermitteln, dass sie nicht nur Teil eines Unternehmens sind, sondern einer Gemeinschaft, die sich um sie kümmert.

In den herausforderndsten Monaten der Pandemie mussten wir alle mit Angst, Unsicherheit und Isolation umgehen. Daher haben wir unseren Lingodies kostenlose 2-Monats-Abonnements für Headspace angeboten. Wir haben ihnen auch zwei Mal Markenmasken gesendet – einmal im März, als die Pandemie ausbrach, und einmal im November, als die zweite Welle kam-, ein T-Shirt von unserer Brand und ein Notizbuch und einige allgemeine Worte der Wertschätzung und Ermutigung per Post gesendet.

 

Funktioniert erfolgreiches Führen über räumliche Distanz anders als im Büro?

Die wichtigsten Eigenschaften eines Teamleiters sind immer gleich – ganz egal, wo er arbeitet.

Aber natürlich macht die Entfernung alles nicht gerade einfacher. Um nur einen Aspekt zu nennen: Kommunikation; ein Teamleiter muss die Kommunikation noch besser beherrschen und transparent gegenüber seinen Mitarbeitern sein, um ihr Vertrauen zu gewinnen.

Wir haben kürzlich ein neues Coaching-Projekt gestartet, um uns diesen Herausforderungen, die uns aufgefallen sind, zu stellen. Hierbei helfen uns externe Experten, alle unsere Manager für Erfolg zu coachen.

 

Mit welchem Vorurteil werden ortsunabhängige Teams oft konfrontiert und wie würdet ihr diese entkräften?

Ein weit verbreitetes Vorurteil ist, dass die Remote-Arbeit die Produktivität der Mitarbeiter negativ beeinflusst. Bei Lingoda habe ich aber gemerkt, dass die Produktivität sogar gestiegen ist, sobald sich unsere Mitarbeiter an die Remote-Arbeit gewöhnt hatten.

In einer Umfrage, die wir letzten Winter bei unseren Mitarbeitern durchgeführt haben, haben sogar 75 % von ihnen angegeben, dass sie sich mittlerweile produktiver fühlen als am Anfang der Pandemie.

Ein anderes Vorurteil bezieht sich auf das Vertrauen gegenüber Mitarbeitern. Ich persönlich glaube, dass es unglaublich wichtig ist, seinen Mitarbeitern zu vertrauen. In unserem Fall hat das Team weiterhin tolle Leistungen gebracht, was uns gezeigt hat, dass wir mit unserem Vertrauen nicht falsch liegen.

 

Drei gute Gründe, warum mehr Unternehmen ihr Team ortsunabhängig(er) aufstellen sollten?

  • Man kann internationale Mitarbeiter einstellen: Dank der Möglichkeit, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort nach Ressourcen zu suchen, hat man Zugriff auf einen viel größeren Talentpool.
  • Die Mitarbeiter fühlen sich wohl: Ein Unternehmen besteht aus Menschen. Je glücklicher diese Menschen sind, desto produktiver sind sie. Und dank der Möglichkeit, ihre Arbeit zu erledigen, ohne die Zeit mit ihrer Familie dafür opfern zu müssen, oder die Möglichkeit zu haben für kurze Zeit aus dem kalten Berlin im Winter zu fliehen und dennoch weiterarbeiten zu können, sind unsere Mitarbeiter glücklicher und produktiver.
  • Geringere Fixkosten: Es gibt andere Kosten, über die man nachdenken muss, wenn man remote arbeitet. Aber die geringeren Kosten für Reinigung oder Nachschub wichtiger Büromaterialien ist eine große Ersparnis.

 

Welchen Tipp habt ihr für Leute mit dem Wunsch nach einer ortsunabhängigen Festanstellung?

Ich denke, es ist wichtig, starke Kommunikationsfähigkeiten zu entwickeln, da Aspekte der persönlichen Kommunikation (wie Körpersprache) remote nicht zu sehen sind.

Außerdem würde ich empfehlen, eine starke Selbstdisziplin zu entwickeln, um sicherzugehen, dass man seine Arbeit am Ende des Arbeitstages auch wirklich hinter sich lassen kann, um seine Freizeit genießen zu können.

Über mich

Ich bin Teresa und ich helfe Unternehmen Home-Office und remote work erfolgreich einzuführen. In meinem Blog findest du Portraits von Unternehmen, die bereits erfolgreich remote arbeiten und ich teile meine Herangehensweise an Remote Work und Leadership. Viel Spass beim Lesen!

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