GetRemote Interview mit Openers

Wir beraten nicht, wir ermächtigen! Bei Openers sehen wir uns als praktische Vermittler an der Schnittstelle der Innovation. Wir helfen Technologieunternehmen bei der Erschließung neuer Märkte und Möglichkeiten und verbinden Unternehmen und Marken mit der internationalen Startup-Community. Wir entwickeln Out-of-the-Box-Kommunikationskampagnen, einzigartige Veranstaltungserlebnisse und herausfordernde Innovationsstrategien.

Steckbrief

• Unternehmen: Openers
• Mitarbeiterzahl: 19
• Modell: Half Remote
• Interviewpartner: Carolin Lessoued, Co-Founder

1. Wie genau sieht euer flexibles Arbeitsmodell aus?

Das ist letztlich relativ einfach zu beschreiben. Seit einigen Monaten kann bei uns grundsätzlich jeder von überall aus arbeiten. Eine kleine Einschränkung gibt es dabei allerdings, da wir nicht komplett zeitunabhängig mit einigen unserer Kunden, aber auch mit unserer Kernzielgruppe, den Medien, arbeiten können.

Im Vordergrund steht immer, dass jeder Mitarbeiter mit jeder noch so fixen Idee auf uns zukommen kann und wir versuchen, eine für beide Seiten passende Lösung zu finden. Ob im Kleinen (für bspw Mütter und Väter im Unternehmen) oder im Großen (wochenlange Aufenthalte in einem anderen Land). 

2. Mit welchen Tools arbeitet ihr?

Insgesamt läuft ein Großteil unserer internen Kommunikation über Slack. Hier haben wir für jedes Projekt eigene Team Channels eingerichtet, so dass sich schnell über Themen, Ideen und Tasks ausgetauscht werden kann. Gleiches gilt übrigens mittlerweile auch für den Großteil unserer Kommunikation mit dem Kunden, auch hier haben wir externe Slack Channel eingerichtet, um uns schnell und unkompliziert austauschen zu können (leider übrigens immer noch nicht in jeder Arbeitsorganisation “erlaubt” bzw genutzt).

Mit Slack verbunden ist sowohl Trello, welches wir für das Projektmanagement nutzen. Hier werden Tasks, Deadlines, Aufteilungen etc gelistet, so dass jeder Mitarbeiter immer über jeden Schritt informiert ist UND informieren kann.

Für das Contact Management und unsere allgemeine Datenbank nutzen wir Hubspot. Hier haben wir einerseits alle Kontakte, mit denen wir uns austauschen, hinterlegt, um so auch unsere Kommunikation besser tracken zu können, aber auch und vor allem gewisse Gruppen sowie Vorlagen, immer wieder nutzen zu können. Über Hubspot steuern wir auch einen Großtell unserer Arbeit im Bereich PR und Media Relations.

Der Aussand von Unternehmensmeldungen und Updates unserer Kunden erfolgt über Hubspot selbst. Zudem werden auch alle eMails der Mitarbeiter getrackt und automatisch im System hinterlegt, so dass wir – bspw im Falle einer Krankheit – schnell reagieren und den Faden aufnehmen können. 

Für die Personaladministration arbeiten wir mit Personio, darüber hinaus gibt es noch einige weitere Tools für das Reporting, die Zeiterfassung, Belegeinreichung und so weiter und so fort. Wir sind seit einigen Monaten komplett so aufgestellt, dass jeder von überall und prinzipiell rein digital arbeiten kann.  

3.Warum hast du dich dafür entschieden, mit deinem Team ortsunabhängig zu arbeiten?

Letztendlich war es einfach an der Zeit. Durch viele Reisen (seien es Konferenzbesuche oder Kundenmeetings etc) waren meine Mitgründerin und ich schon immer sehr viel unterwegs und konnten das Team so auch remote steuern. Wirklicher Schlüsselmoment war für uns definitiv unser fast 4-wöchiges Team Offsite in Südafrika Anfang diesen Jahres. Hier mussten wir vorher alles so umstellen, dass wir weiterhin relativ normal mit unseren Kunden arbeiten konnten.

Und das komplette Team hat gelernt und verinnerlicht, wie eine remote Situation aussehen kann – und es sogar zu mehr Effizienz und Produktivität führt! 

4. Arbeitet ihr (nur) ortsunabhängig oder auch zeitunabhängig?

Bisher fest nur ortsunabhängig, da zeitunabhängig leider nicht bei allen Projekten bei uns funktionieren würde. Wir arbeiten speziell auf und mit dem deutschsprachigen Medienmarkt, demnach würde es ein großes Hindernis darstellen, wenn wir hier gar nicht mehr an einem echten Dialog mit den Medien und Redakteuren teilnehmen könnten, was durch Zeitverschiebungen teilweise schon schwierig wird. Kurzum: Geht es um wenige Stunden, stellt das prinzipiell keine Probleme dar. 

5. Worauf sollten Unternehmen besonders achten, die Home Office und remote work gerade neu etablieren?

Auf das richtige Setup, denn das ist das A&O. Und das muss vom Unternehmen selbst kommen und in die Unternehmung hereingetragen werden. Die besten Tools der Welt bringen nichts, wenn sie nicht konsequent genutzt werden. Des Weiteren: Regelmäßige Check-Ins. Gerade in den letzten Wochen, speziell den Anfängen der Corona-Pandemie, mussten wir uns vor allem persönlich viel um unsere Mitarbeiter kümmern. Regelmäßiger Austausch ist hier super wichtig, um zu erfahren, ob der Mitarbeiter etwas braucht, ob er mit der Situation klarkommt und wie man ggf helfen könnte.

Wichtig ist letztlich auch, dass es immer eine demokratische Entscheidung sein sollte, in die bestenfalls alle Mitarbeiter (abhängig von der Unternehmensgröße) miteinbezogen werden sollten. Was können wir uns zumuten? Was kann jeder Einzelne schaffen? 

Und man muss durchaus auch einfach mal loslassen können. War es doch früher noch so einfach, schnell zum Tisch des Anderen zu laufen, um nach dem Status zu fragen, sollte man sich bei getrennten Arbeitsplätzen etwas von der absoluten Kontrolle verabschieden. Hier zählen dann doch eher die Ergebnisse, als der Weg dahin. 

6. Funktioniert erfolgreiches Führen auf räumliche Distanz anders als im Büro?

Absolut ja. Es basiert auf deutlich mehr Vertrauen und Transparenz. Beiderseits übrigens! Auch ich als Führungskraft ermahne mich regelmäßig dazu, sowohl unsere festen Check-Ins und Meetings, aber auch bilaterale Absprachen zwischendurch dafür zu nutzen, auch Unternehmens-Updates in die Runde zu spielen. Das ist enorm wichtig und wird – bei zu viel Workload – leider viel zu schnell vernachlässigt.

Auch und vor allem die letzten Wochen waren nicht nur für uns als Führungskräfte sondern auch und vor allem für unsere Mitarbeiter eine Zeit voll Unsicherheit. Wie geht es weiter? Stehen wir gut da? Können wir unsere Ziele halten? Folgen Kurzarbeit und Entlassungen? All diese Fragen schwirren den Mitarbeitern natürlich unentwegt im Kopf herum – und genau hier müssen Führungskräfte frühzeitig aktiv werden und Transparenz zeigen. Und sich regelmäßig daran erinnern, dass man sich auch mal Zeit für einen kurzen “Plausch” mit den MItarbeitern nimmt.

Ich denke, dass viele Regeln sowohl für die Arbeit im Büro als auch remote gelten – und die Ziele ohnehin die gleichen sind. Allerdings sollte der Weg dahin neu definiert werden. Dazu gehören neue bzw abgewandelte Prozesse und Tools, aber auch eine neue Form der Kultur, wie man miteinander arbeitet. 

7. Mit welchem Vorurteil werden ortsunabhängige Teams oft konfrontiert und wie würdest du es entkräften?

Ich denke, das größte Vorurteil gegenüber Home Office oder Remote Work ist nach wie vor, dass dann alle eh nur in der Sonne oder auf der Couch liegen, ergo: sie deutlich weniger arbeiten. Dieses Vorurteil basiert letztlich leider auf einem Problem: Misstrauen. Angst, die Zügel loszulassen, die Kontrolle zu verlieren. Und das wiederum ist ein Führungs- bzw Beziehungsproblem zwischen Mitarbeiter und “Chef”.

Wer seinem Team nicht vertraut, wird spätestens mittel- bis langfristig ein viel größeres Problem haben, als dass sie im schlimmsten Fall ein paar Stunden weniger arbeiten.

Hinzu kommt die wohl sehr deutsche Angst vor der Veränderung – Prozesse sind seit Jahrzehnten eingespielt, ich kann jedem über die Schulter schauen, schnelle Dienstwege, gleiche Zeit/gleicher Ort. Natürlich mag das alles bequem und eben gelernt sein, aber eine Sache, die sich jeder bewusst machen sollte, ist, dass sich ohne Veränderung nichts verändern kann. Und Arbeit als solche muss neu definiert und neu gedacht werden, darauf muss man sich einlassen können – und es wollen. 

8. Drei gute Gründe, warum mehr Unternehmen ihr Team ortsunabhängig(er) aufstellen sollten?

Talent! Letztlich bewegt man sich mit dem Markt. Und der Markt schreit nach unabhängigeren Arbeits- und Anstellungsformen. Wer sich also prinzipiell verwehrt, wird einige der besten Talente an sich vorbeiziehen sehen. 

Vertrauen! Es gibt kein besseres Gefühl, als zu merken, dass die eigene Firma auch ohne einen läuft. Was komisch klingt, erlaubt jeder Führungskraft, sich nach neuen “Problemen” und Verbesserungsmöglichkeiten umzuschauen. In der Tech und Startup Welt sprechen wir davon, dass ein Gründer im Grunde nichts anderes tun sollte, als nach Problemen im Unternehmen zu suchen, diese interimsmäßig auszubessern, jemanden zu finden, der das (besser) übernimmt und dann wieder auf die Suche nach neuen Problemen zu gehen.

Wenn wir diese Denkweise auch in andere Strukturen und Industrien übertragen würden, wären wir wohl alle deutlich disruptiver und erfolgreicher unterwegs. Und ortsunabhängige Arbeit bietet uns genau diese Möglichkeit: Gegenseitiges Vertrauen, “Machen lassen” und dann gemeinsam zu evaluieren, ob dies der richtige Weg war und was man beim nächsten Mal besser machen könnte. Hierzu gehört auch und immer wieder die angesprochene Transparenz im Unternehmen, auf allen Ebenen. 

Digitale Transformation! Auch wenn es traurig klingt, aber die aktuelle Situation um Corona führt zu einer noch nie dagewesenen Digitalisierungs-Welle. Prozesse werden umgestellt, Tools eingeführt – ganze Wertschöpfungsketten werden rein digital abgebildet. Das ist eine phänomenale Chance für Unternehmen jeglicher Größenordnung, auch global am Ball zu bleiben.  

9. Welchen Tip hast Du für Leute mit dem Wunsch nach einer ortsunabhängigen Festanstellung?

Offene Kommunikation. Ich verstehe gut – aus eigener Erfahrung – dass sich viele Unternehmen noch schwer damit tun, die Zügel aus der Hand zu geben. Ich würde mich also gezielt nach Unternehmen umschauen, die ggf sogar auch schon einem internationalen Kontext arbeiten, Expansionspläne haben oder diese schon umsetzen. Solche Unternehmen bauen ihre Teams von Anfang an sehr international auf, sind vertraut mit den Strukturen, Tools und bringen die richtige Einstellung mit.

Faktisch gibt es auch einfach Jobs, in denen remote oder auch WFH nicht möglich bzw nur mit sehr großen Anpassungen, ggf sogar Einschränkungen, verbunden sind (technische Infrastruktur etc), hier gilt also der Selbst-Check: Ist es überhaupt möglich, in meinem Beruf ortsunabhängig zu arbeiten? Und wenn ja, wie kann das aussehen? Bewerber sollten sich darauf auch immer gut vorbereiten und bestenfalls mit einer Skizze in mögliche Gespräche gehen, um dem Gegenüber auch die “Angst” zu nehmen.

Und vielleicht startet man auch mit einer Trial period, in der es zum Beispiel nur an 1-2 Tagen pro Woche remote oder WFH gibt. Nach und nach gewöhnen sich alle an die neue Situation, das Vertrauen wächst und letztlich entscheiden die Ergebnisse über eine weitere Lockerung / Fortführung.